プロフィール紹介
グローバルベイス株式会社
グローバルベイスは都市部を中心に、リノベーション向き中古マンションの調達・設計・施工・販売・アフターサービスを一貫して行うリノベーション総合企業です。
これまでの課題
会議室は別システムで予約を行っていましたが、空予約をはじく仕組みがないことが課題となっていました。
今回は総務課と営業部門が連携しツール導入の検討チームが立ち上がり、導入検討を開始しました。
Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ
2025年1月の本社移転で社内のフリーアドレスのスペース割合が大きく増え、社員がお互いの所在を把握することが困難になることが予想されていました。
また、従来の課題でもあった会議室の空予約を防ぐ仕組みも同時に解決できるツールを検討していく中で、座席管理・会議室管理を一元管理できるColorkrew Bizの導入に至りました。
Colorkrew Bizの使用感
オフィスマップ（座席・スペース）について
まず、操作が直感的で使いやすく、社員がスムーズに利用を開始することができました。
3Dマップもシンプルで見やすいデザインかつ動作も軽いため、メンバーの所在把握が容易になり助かっています。
会議室管理においては、予約をしようとしている会議室の既存予約が表示される機能がとても便利です。
希望時間帯が既存予約と被っている場合、どの程度ずらせば予約可能か分かりやすく、前後に余裕を持った予約も検討しやすくなりました。
備品管理について
これまで紙で行っていた販売物件の鍵管理を、2025年7月からColorkrew Bizの「備品管理」の機能を利用して行うことにしました。長期間持ち出されている鍵の把握が容易になり、棚卸や返却依頼にかかる時間を大幅に削減できています。
スケジューラー機能について
多人数の会議設定時に「レコメンド日程」の機能が便利です。それぞれメンバーのスケジュール確認のために画面を行ったり来たりする手間がだいぶ減りました。
現状の仕様でもスケジュール調整における工数削減はできていますが、今後スケジューラー機能で各部署における社員の表示順を任意で変更できるようなアップデートがあると嬉しいです。
Colorkrew Biz導入後の独自の工夫
会議室予約終了リマインド機能（アラーム鳴動）をONにしたことで、社員に会議室の利用時間を守る意識が生まれたように思います。
おかげさまで、ご予約のお客様をお待たせすることなく、スムーズに打ち合わせ・商談に入れるようになりました。
今後の展望
これまで各事業部が独自にアプリケーションを採用するケースが多かったのですが、今後は部署横断的にインフラ整備を行い、DX化・業務効率化を更に推進していくことを考えています。
Colorkrew Bizは営業部門と総務が協力して検討・導入を行ったことで、その良い先駆けになったと思います。
現在はデータを収集している段階にはなりますが、今後は座席の使用率・ユーザー毎の出社率のデータを元に、より効果的な事務所スペースの活用方法を検討したいと考えています。
