プロフィール紹介
株式会社ニチレイフーズ
株式会社ニチレイフーズは日本における冷凍食品のフロンティアカンパニーとして、研究開発・調達・生産・販売・物流の能力をフルに活用し、お客様のお役に立つ価値ある商品とサービスを提供し続けている。
これまでの課題感
本社ビルの１４Ｆフロアでは、年々と人数が増えていて、今後、全員が座れる座席数が確保できない状況が想定されていました。
また、毎年行う席替えや部署ごとのレイアウト変更にかなり苦労しており、数年前から「フリーアドレスにしたい」という要望が上がっていました。コロナ禍に入る前にフロア改修の計画は動き出していたのですが、実際フリーアドレス導入に至ったタイミングで、「仮にコロナ感染者が社内で発生した場合には感染者の移動行動記録の管理が必要である」という課題が発生しました。
念願だったフリーアドレスを導入できたものの、「いざオフィスに出社したら誰がどこに座っているのか分からない状態」であり、当初はフロアの入り口に座席の紙を用意し、出社社員や使用する座席を記載するようなアナログ管理をしていたのですが、この管理方法では限界がありました。
Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ
フリーアドレスを導入したタイミングにコロナ禍に入ってしまったことで、「固定席の方が感染対策の視点から良いのでは？」といったフリーアドレスに対する逆風も若干あったため、これらの課題を解決できるツールの導入が必要不可欠であると判断しました。
色々なサービスやシステムを検討しましたが、弊社では全社員にスマートフォンを支給しているため、スマホにアプリを入れてQRコードをかざすだけで簡単に利用ができるColorkrew Bizが最適と判断しました。
Colorkrew Bizの使用感
座席表機能について
弊社はテレワークとオフィス出社のハイブリッド勤務を推奨しており、オフィスリノベーションを行った際、フロアの従業員数に対して2/3程度まで座席数を減らしました。
個人の座席数を確保する代わりに2,3人で打ち合わせができるスペースやオンライン会議などに対応できる防音のスペースが欲しいというニーズが高かったので、それらのスペースも多く作りました。その座席にもColorkrew BizのQRコードを設置しており、データログを見ると、人気が高いことが分かりました。
1点、機能追加の要望として、テレワークをする社員から「外出」と同じように「テレワーク」というステータスのボタンがあれば、QRコードを読まずもっと楽でいいなという声が上がっていました。近々「テレワークボタン」の実装もされるということなので、とても期待しています。
このように、ニチレイフーズの社員は問題なくColorkrew Bizを利用できており、管理側としてもスムーズに展開できています。
ただ、本社ビル内の他事業会社すべてで利用しているわけではないので、他事業会社との共同の別フロアや会議室、食堂などを利用する際は管理が行き届かない部分があり、ニチレイグループ全体でこのツールを利用していかないとColorkrew Bizの本当の良さが発揮されないなと感じています。
Colorkrew Biz運用に関する独自の工夫
現在、本社含め関西支社や中部支社など、４拠点でColorkrew Bizを導入し、多拠点利用をしています。
管理者目線でいくと、導入初期は拠点ごとに準備する必要はありますが、独自で作成したマニュアルを配布し、必要があれば説明会などを設ける運用にしました。ほぼ問題もなく社員からの問い合わせも少ないので、本当に使いやすいツールだなと思います。
テレワーク中の上司も自宅で出社社員の状況を確認できるため、便利に感じています。
また、固定席管理の機能も実装されたと伺いました。郵便物や書類の配布といった頻繁におこなう業務の際、各人のロッカーの位置確認が必要になるので、このColorkrew Bizの機能を活用し、管理できればと思っています。
今後の展望
多拠点で利用している中で、現況としては座席管理機能をメインに利用していますが、社食のキャッシュレス化をColorkrew Bizの決済機能を利用して実現したいという声も上がっています。
また、備品管理機能を活用する支社もあり、拠点ごとに異なるニーズを満たす各種機能を利用していますので、今後お互いに良い事例があれば水平展開していきたいと考えています。
フリーアドレス化の検討もしている他の事業会社もあるので、弊社が行っているColorkrew Bizを使ったフリーアドレスの座席管理運用など良い点をニチレイグループ全体でどんどんシェアしていければと思っています。
