プロフィール紹介
丸紅株式会社 化学品本部
丸紅株式会社 化学品本部は長年にわたり業界でトップクラスの地位を維持している石油化学品トレードでの需給調整機能の高度化や、蓄電池・ディスプレイ・太陽光発電機器に代表されるエレクトロニクスなどのスペシャリティ分野でのソリューション提供型ビジネスの深化を国内外で推進。また、人口増加に伴い持続的な成長が期待できるライフサイエンス分野での事業拡大に注力するとともに、AIを活用した画像診断をはじめとするデジタルヘルス分野への進出、サステナブル社会に向けた市場の変化から生まれる新しい顧客ニーズへの対応など、これまでの化学品の枠を超えた新しい仕組み作りにも取り組んでいる。
これまでの課題感
弊社ではこれまで組織変更や定例の人事異動の時期に行うオフィスのレイアウト変更において、コストも手間もかけておりましたが、新社屋に引越し前のタイミングでコロナ禍に突入し、全社でフリーアドレスを導入することになりました。
ただ、本来ならばフリーアドレス導入のメリットになるはずだった、各部署間の垣根を越えるコミュニケーションの創出も、コロナ禍においては、誰がオフィス出社しているのか、在宅勤務をしているのかさえ簡単に知ることが出来なくなってしまい、部署やチーム間のコミュニケーションさえも、取りづらい状況になってしまいました。
Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ
きっかけはまさに弊社のオフィス移転です。
新オフィスに移転する直前に、「オフィス出社や座席管理はExcelで管理」という情報が流れてきて、これはまずい！と思い立ち、すぐに座席管理ができるサービスを探し始めました。
Colorkrew Bizに問い合わせをする前に、他サービスも検討しましたが、アンテナを取り付けなければならないものや導入コストがかなりかかるものなど簡単に数日で導入できるものではなく、とにかく新オフィスに出社する初日に間に合わせたく、「低コストで導入しやすく、保守運用の負担が小さく、誰もが使いやすいもの」を最優先事項で探しました。
Colorkrew Bizに初めて問い合わせをしたのが水曜日。その翌週の月曜が新オフィスへの出社日でしたが、問い合わせした2日後には社員にColorkrew Bizのアプリを導入するようにアナウンスし、翌週月曜の出社時にはみんながQRコードを読み取るという、驚きのスピード感で導入することができました。
我々の急ぎの問い合わせに対して、クイックレスポンスをしていただけた点も導入の決め手でした。
Colorkrew Bizの使用感
座席表機能について
現在Colorkrew Bizを使用している社員はQRコードをかざすだけなので、ほぼ問題なく運用が出来ていると思います。
ただ、一番重宝しているのは、郵便担当の方かもしれません。
郵便に関しては、当本部が貿易取引を主要なビジネスとしていることもあり、宛て名の人に手渡しをしなければならない書類などが多く、その対象の社員を見つけるまで郵便作業が終われないということも珍しくありません。このColorkrew Bizのモニターを設置するまでは郵便物を渡すまで右往左往する光景が見られましたが、今は配達前にフロア入口に設置しているColorkrew Bizの座席表モニターを確認し、スムーズに受け渡しができるようになりました。
ただ、QRコードの読み忘れがあったりするので、この辺の運用はしっかりしていきたいと思っています。今は、利用者が相互に声を掛け合って解決していますが、もうすぐPUSH通知機能が実装されると聞いているので、通知機能が使用できるようになったら、QRコードの読み忘れを通知してみたいと思っています。
Colorkrew Biz運用に関する独自の工夫
弊社は「ITナビ」という社内のITを活用した事例などを紹介する社内報があり、オフィス移転後半年経ったタイミングでColorkrew Bizについてご紹介しました。
4コマ漫画や社員の特別インタビュー企画など行い、社員の出社有無と座席位置を可視化できるツール「Colorkrew Biz」でコロナ禍の「誰が出社していて、どこに座っているか分からない！」という課題に、各座席に貼付されたQRコードをスキャンすることで対応できるツールであることを分かりやすくかつ社員に興味を持ってもらえるような発信を心掛けました。
また、この座席表のレイアウトの出来栄え、見栄えは利用率向上に大きく貢献していると思います。
この座席表に多くの社員が親近感を持っており、シンプルかつフロア全体が一画面に収まっていて、非常に見易いレイアウトに仕上げていただいたカラクルのデザイナーさんにも大変感謝しています。
今後の展望
リアルタイム座席表は、コロナ禍であろうとなかろうと、フリーアドレスにはなくてはならないものだと思っています。
我々の本部がColorkrew Bizを使い始めてから、他本部からいくつか問い合わせもありましたし、全営業グループのシステム課会議でColorkrew Bizの説明や使用感などを紹介する機会などもあり、現在、5つのフロアで利用やトライアルが始まっています。
弊社では、事業本部毎に独自の座席管理方法を採用しており、その多くがコロナ禍で部署別の段階的なフリーアドレスになっていますが、今後完全フリーアドレスを目指す場合、簡単に導入・利用ができるリアルタイム座席表は必須ツールであり、Colorkrew Bizはコンパクトで優れたソリューションだと思います。
当本部でも利用していく中で、また新しい発見や作ってほしい機能など、今後も色々と改善や提案などユーザー目線で出来ればいいなと思っています。
今後もColorkrew Bizに大いに期待しております。
