プロフィール紹介
東京都庁
東京都では、デジタルの力を活用した行政を総合的に推進し、都政のQOSを飛躍的に向上させるため、2020年にはデジタルサービス局を設置。
デジタルサービス局は、「各局区市町村のDX推進を技術面からサポート」、「デジタルに関する全庁統括」、「デジタル人材の結集と都庁職員の育成」の３つの機能を中心にデジタルガバメント・都庁の実現に寄与している。また、スマート東京の実現に向け、電波の道で「つながる東京」、公共施設や都民サービスのデジタルシフト＝「街のDX」、行政のデジタルシフト＝「行政のDX」の３つの柱で施策を展開し、都民のQOLの向上を実現していく。
これまでの課題感
東京都では、デスク、固定電話、紙などに制限された働き方を抜本から見直し、柔軟で自由に働けるオフィスを構築し、新しい働き方を支えるクラウド（SaaS）等を徹底的に使用できるデジタル環境整備を推進しています。
こうした都政の構造改革を先導するエリアとして、デジタルサービス局内に未来型オフィスのプロトタイプを整備し、フリーアドレス導入や柔軟な机の配置等により活発なコミュニケーションを促し、縦割りの壁を越えた新たなイノベーションを創出するための取組を検証しています。
実際にフリーアドレスに移行してみると、座席表がなくなり、「誰がどこにいるのかわからない」という「人探し」の問題が発生しました。
従来の都庁の職場は、担当ごとに席が決まっており、席と役割の紐付きがありました。担当者個人を特定できなくても、 “だいたいあの辺に座っている方に聞けばなんとかなる”という感覚で仕事を進めることがフリーアドレス導入により、難しくなりました。
また、コロナ禍でのフリーアドレス導入というタイミングでもあったので、新型コロナウイルスの感染者が発生した場合の濃厚接触者の追跡についても不安に感じていました。
Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ
東京都では、行政課題の解決に向けたスタートアップ企業の製品等のピッチイベント「UPGRADE with TOKYO」を開催しています。『ウィズ コロナ社会における「新しい日常」の定着を目指して～都庁の働き方改革～』として、都庁において、人と人との接触を減らすためのテレワークの一層の推進や、非対面が日常化する中での新たなアプリ等の活用による業務の効率化や職員間のコミュニケーションの維持など、「新たな職場モデル」の実現に資するサービス等を募集しました。
そこで、株式会社Colorkrewによる「Colorkrew Biz QRコードで働き方を、ワクワクスマートに」の提案が優勝したことが導入のきっかけです。
導入にあたっては、Colorkrew Bizのアプリ操作や、システム自体の導入の手軽さなども決め手の一つとなりました。
Colorkrew Bizの使用感
座席表機能について
Colorkrew Bizの座席表を確認することで、誰がどこに座っているのか、一目でわかるようになり、「人探し」の問題も減少しました。
備品管理機能について
備品管理機能については、WEB会議用スピーカー、カメラ、延長コードなど庁内で利用頻度が高い備品から優先的に使っています。
以前の備品貸出しの運用は、管理担当者が不在の場合に借りることができない、という方法でした。Colorkrew Bizで管理を始めてからは、専用の貸出しロッカーに備品を格納して、利用することができるようになりました。
Colorkrew Biz運用に関する独自の工夫
新型コロナウイルス感染症防止のため、テレワークをする職員も多いため、テレワーク時に読み込むと「テレワーク」であることを示すことができるQRコードを設けています。
Colorkrew BizのQRコードは、読み込むことを習慣づけることが難しかったので、職員に対し、チャットで毎朝リマインダーを送付する等工夫しています。
また、未来型オフィスでは、各部署の若手職員を中心としたプロジェクトチームにより、「オフィス環境の改善」及び「働き方改革」を進めています。その活動の中で、Colorkrew BizのQRコードの設置位置を工夫する提案が生まれたり、若手職員自らが他の職員にColorkrew Bizの利用を呼び掛け、「アンバサダー」のような形で取組を広めたりしています。
今後の展望
今後は、Colorkrew Bizでは、誰がどこの席に座ったのか、誰がいつ備品を利用したのか、という情報がデータで記録されるため、得られたデータをオフィス環境の向上に活用していきたいと考えています。
例えば、どこの席やスペースがよく使われることが多いのか、逆にデットスペースなどがないかなど、データを用いて今後のオフィスの運用に活かしていきたいと思います。
