「快適に」「安心して」利用できるオフィスへ。出社コントロールしながらテレワークとフリーアドレスを最適化

これまでの課題感

2019年秋ごろから事業拡大におけるオフィスリノベーションが全社のプロジェクトとして走り出していました。その頃は誰もこの世界的なパンデミックが起こることなど想定していませんでした。
しかし、2020年3月の緊急事態宣言後からオフィスの出社率を減らし、テレワーク主体の働き方へシフトしていく中で、オフィス自体の在り方、コンセプトの見直しもしなくてはなりませんでした。
そして会社方針として

• 出社人数は50%以下
• 全社フリーアドレスを導入する
• 出社人員管理（フリーアドレス導入での利用状況分析）を行う

といった内容をベースに、オフィス出社での業務を「快適に」「安心して」行えるオフィスリノベーションを目指すことになりました。

急速なテレワークの導入に加え、全社のフリーアドレス化の検討を始めた当初は、まずは出社人数を減らすことを第一優先で考えていたので、在席管理やそれ以上のヒト・モノの管理まではなかなか追いついていませんでした。

Colorkrew Bizを導入しようと思ったきっかけ

まずは、あまり費用をかけずにこれまでのオフィスを活用して『トライアル』を行い、オフィスのあり方や利用頻度 、業務上の課題などを積極的に発見し、改善後に本格的なオフィスリノベーションを進めていきたいと考えていました。

その上で他社のツールも色々とリストアップし検討しました。
担当がデザイナーだからかも知れませんが、調べた中にはサービスのUIが使いづらそうだったり、そもそもトライアルが出来なかったり…。そういう観点からも比較していました。
また多機能ではあるけれども、どこまで自分たちのやりたいことが実現できるのか不明なものもありました。

その点、Colorkrew BizはUIもシンプルでわかりやすく、ホームページ上で私たちに何ができるのかイメージしやすかったです。

実際にフリートライアル期間中にデモを触ってみて、自分たちのやりたいことが本当に実現できるのかという点においてColorkrew Bizは過不足なく、フリーアドレス化の早期実施と利用状況の可視化と分析を行うには、これだ！と導入を決めました。

あとは、実際にお話しを伺っていく中で、お客様と一緒にスピード感ある改善・開発をすることを大事にされているんだなとすごく感じました。
痒い所に手が届くじゃないですけど、顧客の声に耳を傾けながら、ユーザー目線で開発に取り組んでいただけること、そしてその開発スピードの速さも決め手でした。

Colorkrew Bizの使用感

座席表機能について

現在、会社の入り口に大きなモニターを設置してオフィスマップを提示しているので、オフィスに出社した際は入ってすぐにどこの席が空いているかが一目瞭然となっています。
社員の声としても、導入後、特に使用についての質問や問い合わせなども少なく、シンプルでわかりやすいとおおむね好評です。

2回目の緊急事態宣言が出される前は、出社率をだいたい30％～40％くらいで管理をしていたのですが、宣言が出されてからは出社率25％以下くらいで調整をしています。

出社する社員に関しては、これまで別シートでも出社予約リストのようなものを管理しており、出社した際はColorkrew Bizを読み込んでもらって座席の管理をするという形で、二重で管理する運用になっています。
ただ、先日実装された座席予約の機能、予約率の分析や出社率の制限でアラートがでる機能など、社内にどう取り入れていくかこれから使いこなしていくべき点もまだまだあります。
今後はそれらの機能を駆使して、Colorkrew Bizで一気通貫して管理が出来たらいいなと思っています。

備品管理機能について

備品管理に関しては、社内においている備品にすべてQRコードを設置し、どの席に何が置いてあるかを管理しています。
それぞれの席に1台は拡張用のモニターの設置をしているので、その日使用している席のQRコードを読み込んでもらい座席を管理すると同時に、使用した備品の貸出管理にもなるという運用です。

また、社員の要望で共用の備品貸出をしてほしいとの声があり、マウスやキーボード、ケーブルなどの備品にそれぞれQRコードを発行して管理しようとしています。
運用はこれからなのですが、Colorkrew Bizを使ってしっかり管理していきたいと思っています。

Colorkrew Bizに期待すること

幸いなことに、まだ社内にてコロナ感染者は発生していないのですが、今後、万が一オフィス内で感染者などがでてしまったときに、Colorkrew Bizのデータで分析やトラッキングをするということを想定しています。

他の企業さまも同様だと思いますが、このコロナ禍では、万が一の場合には産業医への事細かなデータやレポートの提出などが必要でかなりの工数がかかってきます。その点をColorkrew Bizで手厚くフォローしてもらえる状態になれば、多くの企業が助かるのではないかと思います。

現在のギャラクシーチャートや座席ログデータでも把握は可能だと思うのですが、管理者目線でもう少し最適化されたらもっと管理側の負担は減るのではないかと思います。
ただ、いまのシンプルで使いやすい、わかりやすいUIは大変気に入っているので軸はブレずに、今後もスピード感ある開発を期待しています。

アフターコロナを見据えた、新たな働き方とオフィスのあり方

本来、オフィスリノベーションの目的は、社員に「快適に」「安心して」利用してもらうことが目的です。
このColorkrew Bizを利用することによって、最適な就業スペースの提供、必要な什器類の提供、必要な備品の貸出など、使いながらそれぞれを分析し、改善の実施に繋げていきたいと思っています。
また、今後はオフィスにどういう役割を持たせるか、例えばコミュニケーションを図るためのオフィスなのか、どういう目的でオフィスを定義していくかなど、今後そういう観点でも最適化させていきたいと思っています。