初導入！東京大学の研究室が在席管理で再稼働。次世代を生きる学生が安心して研究に打ち込める環境づくりで新型コロナの学内感染や職場クラスターを防ぐ！

貴校の各組織におけるこれまでの課題

Q. これまで大学や研究室ではどのように人員の管理をされていましたか？

A. 私の研究室には現在10名程度の生徒が所属していますが、これまで、人員管理に関しては、一応大学のシステムがあり、休日や夜間の学内滞在に関してのみ、登録や管理できるものはありました。
今回の新型コロナウイルス感染のため、大学としては緊急事態宣言が出る前に学校独自のレベル設定（レベル０～３）を設け、4月上旬からレベル３になったタイミングで、基本的には生徒は学校へ来ないでくださいという指示が出され、現在も、授業はすべてオンラインで行われている状況です。研究室も同様に自粛期間中は原則研究室へ来ることは禁じられていました。
5月に入り、緊急事態宣言が解除されてから大学側も少しずつ対応が変わり、レベル２．１と下がってきたタイミングで研究室を徐々に稼働させるために、人員の在室の管理ができる何かしらのシステムを研究室単位で導入し、「人の滞在率を〇％にしてください」という指示が出されました。
そこで何かしら在席管理ができるシステムはないかと探して見つけたのがColorkrew Bizでした。

Colorkrew Biz導入の決め手

Q. 数あるツールの中で、なぜColorkrew Bizを導入したのですか？

A. 一番の決め手は、やはり部屋ごとにQRコードで在席管理ができるという点でした。
私自身の考えとしては、個人の在学時場所履歴や、万が一感染症が発症した場合の濃厚接触者の特定に対する対策に関しては、管理者としてはログが残せるものが良いと考えていたので、Colorkrew Bizは在席管理のデータもしっかり残せるという点も導入の決め手でした。
また、もう一つの課題として、スケジュール管理ツールも探していたので、Colorkrew Bizはスケジューラー機能も付いているとのことだったので導入を決めました。

Q. 現在どのように使用されているか、また率直な使用感をお聞かせください。

A. 研究室として管理すべきことはColorkrew Bizで網羅できているので今現状としては使用に満足しています。
私の研究室では現在６つ部屋があり、居室と実験室それぞれに現在は３つQRコードを使用しています。
研究室は、元々実験は滞在者1人で行ってはいけないという条件があり、かつ新型コロナの影響で面積あたり何人までと取り決めされている条件の中で、それぞれの部屋で接触率を下げなければならないので、それぞれの部屋に誰が滞在しているのかが管理できるのはとても便利です。
学生たちも、大学にきたら出席にして、部屋を移動したらQRコードを読むという感じで、割と慣れた感じでやってくれています。
大学が持っている元々の人員管理のシステムは、大学に来ているかいないかしか分からないものだったのが、Colorkrew BizのQRコードの読み込みを部屋移動の際に徹底することで、いつどこに誰がいるかが明確になりました。
管理者の私自身も、万が一の場合、大学側から管理について問われるようなことがあれば、このColorkrew Bizで対応ができるという安心感もあります。

Colorkrew Bizに期待すること

Q. 今後Colorkrew Bizをどのように使用されていきたいですか？

A. いま現況できていないのですが、スケジューラー機能を今のスケジューラーと連動できたらいいなと思っています。
実際の滞在とスケジュールがデータとしてしっかり残せるというのはメリットに感じます。現状スケジュールに関しては、ここの生徒がスプレットシートなどに自分が行くスケジュールを入力して、それぞれが調整している状態です。
人数が少ないからできる運用ですが、これがもう少し人が多くなると調整も大変になってくるのではないかと感じます。

Q. アフターコロナに向けて今後の対策は？

A.完全に元通りであるレベル０になるという未来は、遠いと思っています。
いまは研究室ごとでの管理になっているので、監視カメラツールを導入しているところもあったり、大学のシステムを使用して在学が分かる状態だけというところもあったり、対応レベルは様々です。
研究室単位でどこまで管理するべきなのか、という疑問はあるのですが、少なくとも万が一のことに備えたいというのが私のポリシーです。
また、研究室自体の稼働率をあげるためにも、この在席管理は導入して良かったと感じています。
恐らく、在席管理に関しては、これからも求められる部分ではあるかなと思っていますし、今後は、学科ごとや建物ごとなど大きい枠組みで、一元管理してもらえればいいなと思っています。