オフィス縮小とは？そのメリットやデメリットを紹介！

こんにちは！
ライターのシモジマです。

今回は、企業のオフィス縮小のメリット・デメリット、オフィス縮小に掛かるコストなどについて紹介します。

Colorkrew Bizで役に立つ機能も紹介しますよ。

オフィス縮小のメリット

まずは、オフィス縮小のメリットを紹介したいと思います。

①オフィス賃貸料の削減

出社が当たり前の今までと異なり、テレワークでオフィスに来る機会が減ってくると、使われない余分なスペースが生まれます。

今までより面積の狭い事務所に移転することができれば、オフィスに掛かっていた賃貸料を削減することが可能です。

ある企業では、賃貸料が月500万円から100万円になった例もあります。

②光熱費の削減

テレワークを導入すると毎日全社員が出社することがなくなるので、光熱費を減らすことができます。

光熱費の平均相場の一般的な例をあげると、

• 社員が15～30人程度の40坪程度のオフィスで掛かる月平均の光熱費は、40,000円前後が相場。
• 社員が70人ほどの80坪程度のオフィスで掛かる光熱費は、月平均80,000円前後が相場。

といわれており、年間でも約50万円～100万円ほどが削減できる計算です。

③社員の交通費の削減

テレワークで出社する日が少なくなることにより、社員の交通費を削減できます。

仮に1人の社員が、横浜から弊社カラクルの新御徒町に出社する場合の月の定期代を計算してみると、3カ月で63,100円なので、社員1人の交通費を年間252,400円も削減できる計算になりますね。

浮いたお金を、社員の勉強資金や新たな社員採用の資金に回すことも可能です。

④フリーアドレスやハイブリッドワークに移行して、新しいオフィスを作りやすくなる

オフィス縮小のタイミングで、社内に固定席がないフリーアドレスや場所を選ばずに働くハイブリッドワークへの移行がしやすくなります。

フリーアドレスに移行して、毎日異なる席で仕事ができるようになれば、今まで交流しなかった社員との新たな交流を生み出すことができるように。

ハイブリッドワークに移行して、社員の働きやすい場所で仕事ができるようになれば、社員の満足度があがります。

オフィス縮小のデメリット

オフィス縮小を検討する場合、当然デメリットも発生します。

①オフィス縮小によるコストが掛かる

オフィスを縮小する際には、あらゆる費用が掛かります。

いくつか具体例をあげると、

• 今借りているオフィスの壁紙・フローリングなどの原状回復工事費用

• オフィス規模
  小・中規模

• 一坪当あたりの単価
  2～5万円

• オフィス規模
  大規模

• 一坪当あたりの単価
  5～10万円

（※一般的な原状回復工事の費用相場です。）

• オフィス移転のあいさつ状の印刷・発送料金　約1～2万円。
• 税務署・法務局・保健所への届け出の代行費用　約10～20万円。
• そのほか、賃料の3～6カ月程度の解約に伴う違約金

などがあります。

新たなオフィスに移転する際の諸費用も掛かります。

• 賃料6カ月～12カ月の賃料・礼金。
• 不動産会社の賃料1カ月の仲介手数料。
• 内装工事費　約20万円～40万円。
• 社員のパソコンや机などを運ぶのに掛かる引っ越し費用　社員一人当たり約2～5万円。
• ネットワーク工事費用　約5万円。

その他社員の備品購入費なども考えられます。

②社員の業務意欲低下の懸念

企業にとってオフィス縮小はメリットですが、社員にとってはデメリットとなる場合もあります。

それは、コスト削減の流れが加速することにより、会社の方向性に不信感を持ち、働く意欲の低下を招くことです。

社員に会社の方向性をしっかりと示すことが大事になります。

また、社員同士の交流ができるカフェスペースやリラックススペースを作るなど、働きやすい環境づくりも働く意欲低下の防止に役立ちます。

オフィス縮小を成功させるために必要なこと

オフィス縮小を検討する際には、入念な計画が必要です。
そのポイントを2点紹介します。

①オフィス縮小の目的や影響をはっきりさせる

まず重要なのは、オフィス縮小の目的をはっきりさせることです。

• 新型コロナウイルスの拡大や今後起きうる地震や災害などに備えた長期的な視点でのオフィス縮小なのか？
• そのオフィス縮小は、社員の生産性を上げるものなのか？
• オフィス縮小によって、かえって仕事がしづらくならないか？

など、明確な目標を設定し、オフィス縮小を進めていきましょう。

その際、社員の意見も聞き入れながら働きやすい環境作りを行うことは重要です。

テレワークだけでなくコワーキングスペースやシェアオフィスの併用もできれば、「テレワーク以外はオフィスしか選択肢がない」などの社員の不満もなくなりますね。

②オフィス縮小の計画を立てる

オフィス縮小の目的がはっきりしたら、細かいスケジュールを立てていくことが必要です。

一般的にオフィス縮小は、6カ月以上前から計画するのがベストといわれているので、余裕をもって進めていきましょう。

新しいオフィスに引っ越す約1カ月前には、社内の電話やネットワークなど通信設備工事の業者への手配、オフィスの内装工事、税務署・法務局・保健所への届け出などを行わなければいけません。

Colorkrew Bizの3つのお役立ち機能

Colorkrew Bizには、オフィス移転で役に立つ機能があります。

オフィスワークかテレワークかひとめで把握！

オフィスワークとテレワークを併用すると、誰がどんな状況なのかわからない問題がでてきます。
そんな悩みを解決するのが、座席表機能です。

オフィス出勤、テレワーク・外出中・休暇中などをQRコードを使い運用し、社員の状況を社内外ともに把握できます。

ダッシュボード機能を使えば、各社員の状況を一覧で簡単に見ることも可能です。

テレワークとオフィスワークの社員のコミュニケーションはMicrosoft Teamsとの連携機能で簡単に！

テレワークとオフィスワークを併用していると、お互いのコミュニケーションが取りづらくなります。

それはColorkrew そんなときに役立つのが、Microsoft Teamsとの連携機能です。

座席表を選択して人を選んだり、検索して人を絞り込んだりすると、その人とすぐにチャットを始めることができますよ。

フリーアドレスの席を自由に選べる座席抽選機能

フリーアドレスを導入すると、つい慣れた席を選んでしまいがちです。

そんな時に便利なのが、座席抽選機能。

「今日どこに座るか？」をColorkrew Bizのアプリが抽選で決めてくれます。

この機能を使えば、フリーアドレスの本来の目的である幅広い交流ができるようになります。

まとめ

企業のオフィス縮小のメリット・デメリット、オフィス縮小に掛かるコストなどについて紹介してきました。

オフィスを縮小すると、企業のコストや光熱費、社員の定期代を削減できます。

その反面、原状回復工事費用や引っ越し代などの費用負担や社員の仕事の意欲低下が発生するというデメリットもあります。

オフィス縮小は、社員の意見も取り入れながら計画的に進めることが大事です。

Colorkrew Bizでは、オフィス縮小後に役に立つ機能をご用意しています。

もし、興味を持たれた企業担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご連絡ください！

どんなご相談にも対応いたしますよ。