総務は便利屋じゃない!ファシリティマネジメントが大切。

総務は便利屋じゃない!ファシリティマネジメントが大切。
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こんにちは!

今回は、総務担当に必要なファシリティマネジメントと役に立つColorkrew Bizの機能について紹介します。

ファシリティマネジメントってなに?

企業の経営に必要な三大資源といえば、人材・資金・情報の3つですが、それに加えて必要な4つ目の資源は、ファシリティです。

ファシリティとは、企業が業務を行う上で必要な土地や建物、設備や備品などの物的資産を総称した言葉。

これらの資産を有効活用して効率的に運用し利益を生みだす経営活動を、ファシリティマネジメントといいます。

ファシリティマネジメントの効果

タブレットを持っている女性の画像

ここでは、ファシリティマネジメントを行うことで見込まれる4つの効果を紹介します。

①施設の最適化によるコストの削減

新型コロナウイルスの影響によるテレワークの拡大で、オフィスで使われていないスペース・設備機器などを見直せば、コストの削減を図れます。

空いたスペースを社員の憩いの場所や集中ブースとして、有効活用することも可能です。

②働きやすいオフィス環境の実現

社員が働きやすいオフィス環境を実現すれば、社内に活気が生まれて仕事の生産性向上につながります。

例えば、フリーアドレスの導入。
異なる席で仕事をすることになるので、毎日新鮮な気持ちで仕事をすることができます。
普段社内で話したことがない社員とのコミュニケーションを通して、自分自身の仕事にもよい影響を与えてくれるかもしれません。

テレワークやハイブリットワークも併用して柔軟な働き方を実現すれば、ワークスタイルの選択肢が増えて社員の満足度も上がります。

自由な働き方をすることにより考える時間も増えるので、仕事のアイデアが生まれやすくなりますね。

③ICT技術を導入することによる業務の効率化

ICT(情報通信技術)を活用することで、社内システム環境の整備やテレワークなどの柔軟な働き方を実現します。
簡単なところでは、社内の打刻管理システムをアナログからデジタルにするというのもICT化の一つです。

④SDGsにも貢献

固定費や設備費を見直すことで、余分な電力を削減することになるので、広い意味で企業のSDGs貢献にもつながります。

まず身近なことからファシリティマネジメントに取り組んでみる!

並べられた荷物の画像

実際に、総務担当がファシリティマネジメントを行うといっても、何から始めていいか戸惑うのではないでしょうか?

まずは、身近なところから取り組んでいきましょう。

備品やオフィス機器の見直し

社員が使うノート・ペンなど社員が日常的に使う備品が、無駄に注文されていないか適正在庫を計算しましょう。発注業者のコストが掛かっているならば、発注先の見直しも必要です。

オフィス機器は、固定電話を使っているならば格安携帯への移行、プリンターが必要数より多いのであれば台数を見直してリース料や電気代などの削減を図りましょう。

社内環境を整える

夏場や冬場のオフィスの室内温度の設定、耐震・防災対策など社員の体調管理や安全面について考えておくことも必要です。
新型コロナウイルス対策として、マスクの着用・消毒・換気の徹底、密を避けるオフィスのレイアウト変更を考えることも重要になってきます。
喚気については、ビル管理業者との連携も必要になりますね。

テレワークやハイブリットワークを取り入れている企業であれば、社員が働きやすいような評価制度を整えることも必要です。

総務のファシリティ管理をColorkrew Bizがサポ―ト!

総務がファシリティ管理をする上で、Colorkrew Bizがお役に立てる機能がありますので紹介します。

フリーアドレス化には、リスト機能の「予約情報」が便利!

施設最適化でフリーアドレスを導入する場合、誰がどの席にいるかわからない。
という問題が起こりしがちです。
こんな時には、Colorkrew Bizのリスト予約情報機能が便利です。
部署、ユーザー名でメンバーの絞り込みが行えるので、「誰がどこにいるのか」「どのスペースを予約しているか」を一覧化できます。

予約情報の画面イメージ

この機能を使えば、総務が出社予定をいちいち把握しなくてはならないような、名もなき仕事に追われることがなくなり、ファシリティマネジメント業務に集中できるようになります。

座席分析機能でフリーアドレスの効果検証を行える

フリーアドレスを導入したものの、その効果はわかりづらいものです。
そんなときには、Colorkrew Bizの座席分先機能が役立ちます。

座席分析の画面イメージ

この座席分析機能、新型コロナウイルス対策としても使えるんですよ。
濃厚接触者を管理できるので、陽性者が出た時に総務担当者が濃厚接触者をヒアリングして回るような仕事を減らすことができます。

入退室管理には、Colorkrew Bizの打刻連携

社内にICT技術を導入し、打刻管理をタイムカードから移行しようと検討されているのなら、Colorkrew Bizの打刻連携機能がおすすめです。

社員はQRコードをアプリで読み取るだけで打刻完了。
総務担当は、データで出席打刻を管理することができるので、余計な集計作業時間を省くことができますよ。

打刻連携(勤怠)の画面イメージ

まとめ

今回は、総務に必要なファシリティマネジメントと効果、役に立つColorkrew Bizの機能について紹介しました。
ファシリティマネジメントは、建物や設備など会社の資産を有効活用しながら利益を生み出す経営活動です。
しかし、利益を生み出すという目的だけでは、社員の理解を得ることはできません。
そこで働く人たちが快適に仕事ができるような環境作りをすることも重要になるのです。

Colorkrew Bizでは、ファシリティマネジメントを実行する総務担当のために、サポート役となるような便利な機能をご用意しています。

そのほかの機能もありますので、ご興味を持たれたらぜひ弊社にご相談ください。

どんなご相談にも対応させていただきますよ。

この記事で活用した機能

座席表機能

座席表機能

誰がどこに座っているか一目瞭然
フリーアドレスの座席におすすめです

Colorkrew Bizについて詳しく

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Colorkrew Bizが選ばれる3つの理由

  1. 1.安定の実績

    500社1,400チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
  2. 2.即導入でき、生産性向上が可能

    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事™を減らせる機能により、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。
    ※利用企業からのヒアリング

    生産性向上が可能
  3. 3.稟議承認を得やすい安心のセキュリティー

    PCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティー。(ISO27001、Pマーク取得済み)

    安心のセキュリティー

ぜひ「Colorkrew Biz」を体験してみてください

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