会議室予約が取れない!会議室管理のムダや空予約を解決する予約システム

会議室予約が取れない!会議室管理のムダや空予約を解決する予約システム
  • 会議室予約
  • 空予約
  • 会議室管理
  • 施設予約
  • Outlook連携

皆さん、こんにちは!
PRのだーはらです!

だーはら

突然ですが、質問です!あなたは一日、何回会議室の予約をしていますか?

その会議室予約の調整にどのくらい時間がかかっていますか?

いざ、会議室の予約を取ろうと思っても会議室の空きがない、空予約が多くて効率的に会議室を利用できない!と悩む方管理者さまも多いのではないでしょうか。今日は「会議室予約」や「施設予約」をより効率的にする「Colorkrew Biz」の利用方法をご紹介します!

会議室予約と管理で困っている企業におススメ!

最近、オフィス出社の頻度や来客も徐々に増え始め、「会議室不足」や「施設予約」の管理にまつわる問題を抱えている企業さまが増加しています。事実、会議室の実態調査を独自で行った企業では、会議室の全利用時間の4分の1が空予約で占められていたという調査も!

このように会議室実際には空いているにもかかわらず、空予約で埋まってしまい、本来利用ができるはずの時間に利用ができずビジネスチャンスを損なっているのです。

もとより、急な来客の打ち合わせを調整する時にどこの会議室が、何時に空いているのかなどを確認するのは意外と時間もかかりますし、面倒なタスクですよね。

その名もなき仕事™をなくすために、便利なのがColorkrew Bizの座席やスペースの予約です!

こんな企業におススメします

  • 会議室の管理が一元管理できていない
  • 会議室の利用状況をリアルタイムに確認したい
  • 会議室の空予約を防止したい
  • 施設の利用状況のログを取り、効率的に利用を促したい

それでは、詳細を一緒に見てみましょう!

会議室の予約と管理ができる「スペース機能」とは?!

Colorkrew Bizは座席表を使って、座席の管理や予約をしていただくのがベーシックな使い方ですが、会議室や休憩室、フォンブースなどのいわゆる社内における施設やスペースも一緒に管理したり予約したりすることができます。座席以外にもオフィス内に管理すべき空間やスペースが実はとっても多いのです!

管理すればもっと効率的に利用できる社内スペース!

  • 会議室
  • 休憩室
  • 集中ブース
  • フォンブース
  • 喫煙室
  • カフェテリア
  • 冷蔵庫
  • ロッカー

などなど。

このようにColorkrew Bizで座席の管理と、社内施設やスペースの管理も合わせて、オフィス全体でしっかりと管理ができます!

座席表からわずか3ステップで予約完了!

まず、Colorkrew Bizのポータルサイト(PC/スマホ対応)から利用したいスペース(会議室)を選択すると、選択した会議室の利用状況を確認できます。

Colorkrew Bizスペース予約画面のイメージ

利用したいスペースを選択した後は「新規予約」を押して、カレンダーから予約したい日付、時間帯を選択しましょう。

時間帯も15分単位で細かく選択が可能です!

会議室予約情報のOutlook連携も可能!

日付、時間帯を設定する画面のイメージ

Colorkrew Bizのスペース機能は、Outlookと連携を行うことでさらに便利に使うことができます。
スペース機能で予約/確保した会議室はOutlook上にも表示されますので、サービスを跨いだダブルブッキングのトラブルや、予定被り、情報の差異などの心配もありません!

空予約防止ができる予約自動キャンセル機能付き

予約したユーザーが所定の時間までにチェックインしない場合、予約した座席をキャンセルできるのと同様に、スペース機能においても、予約時間を過ぎても利用を開始されなかったスペースの自動キャンセルを設定できます。

予約自動キャンセル機能

さらに便利な、Google Workspace Googleカレンダー連動!

Google Workspace Googleカレンダー連動のイメージ

Colorkrew Bizのスペース機能は、Googleカレンダーとも双方向連携できるため、Googleカレンダーで予約した施設をそのままColorkrew Bizの予約スペースとして表示できます。
逐一両方サービスのスケジュールを設定する手間がいりません!

デジタルサイネージでカスタマイズも!

スペースを登録する際に「スペース デジタルサイネージ」も使えます!

会議室の雰囲気や、オフィスの雰囲気に合わせられるよう色々な色でカスタマイズできるよう提供しています。企業ロゴもアップデートすることができますよ!

デジタルサイネージの画面イメージ

効率的でムダのない会議室利用を促そう!

スペース機能を使って、会議室、社内施設やスペースを管理していくと、スペースの利用状況と予約状況などのデータが取れます。

このデータを使い、会議室の空きやすい時間帯や曜日などを把握し、利用者へ混雑をさけた会議室の利用を促し、効率的な会議室の利用が実現可能です。

Colorkrew Biz管理画面でレポートを表示した画面イメージ

皆さん、いかがでしたか?

ツールのデモンストレーションなども行いますので、お気軽にお問い合わせください!

この記事で活用した機能

スペース(会議室)管理機能

スペース(会議室)管理機能

座席表で会議室やオープンスペースを一元管理!
スペース(会議室)予約、空予約を防止する自動キャンセル、各種施設や設備の利用状況が簡単に把握できます。

Colorkrew Bizについて詳しく

おすすめ記事

Colorkrew Bizが選ばれる3つの理由

  1. 1.安定の実績

    700社以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されているサービス。

    安定の実績
  2. 2.即導入でき、生産性向上が可能

    QRコードとアプリで即開始でき、カスタマイズ性がある名もなき仕事™を減らせる機能により、100名につき年間550時間の工数削減を実現。
    ※利用企業からのヒアリング

    生産性向上が可能
  3. 3.稟議承認を得やすい安心のセキュリティー

    PCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティー。(ISO27001、Pマーク取得済み)

    安心のセキュリティー

ぜひ「Colorkrew Biz」を体験してみてください

迷ったらまずはスペシャリストにお問い合わせください。
お問い合わせいただければ、トライアルのご案内が可能となります。

※トライアルプランのお申し込み、サービスのデモや詳細説明を希望する場合は、上記ボタンよりお問い合わせください。

トライアルプランお申し込み後、アプリをダウンロードしてください

このウェブサイトでは、よりよいユーザー体験のためにCookieを使用しています。詳細は、Cookieに関する方針をご参照ください。OK をクリックまたは本サイトの利用を続行することで、我々がCookieを使用することに同意したとみなされます。