承認フローを取り入れた備品管理が可能に

今回はリニューアルされた備品機能について紹介したいと思います。

資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけでモノの管理ができる備品機能ですが、今回のリニューアルでさらに便利になりました。

貸出・予約の管理、資産の棚卸しはもちろんのこと、借用時に承認ワークフローを取り入れた管理もできるようになりました！

Colorkrew Biz 備品機能とは？

みなさんの会社では備品管理はどのように行っているでしょうか？
いまだに紙やExcekで管理している会社も多いようです。
少量だったらそれでいいかもしれませんが、管理する備品の数が多くなってくるともっと手軽に管理したいですよね。

Colorkrew Bizの備品機能では、会社が所持しているスマホ、ポケットWi-Fi、プロジェクターなどの資産を可視化して、管理を簡単に行うことができます。

備品を利用したいときには、ユーザーポータルから備品を検索して「今すぐ借りる」ボタンをワンクリックするか、Colorkrew BizのスマートフォンアプリでQRコードを読み取るだけで完了します。

返却もユーザーポータルまたはアプリの「返却」ボタンをクリックするだけなので簡単です。

備品の一覧もユーザーポータルから確認できるので、あの備品は誰が貸りているのか、誰がいつまで使うのかをリストから確認することができます。

備品一覧が見やすい、検索しやすい！

今回のリニューアルでは一画面で確認できる備品の数が増え、一覧の画面がより見やすくなりました。

リニューアル前

リニューアル後

さらに、マイアイテム・カテゴリ・タグ・ステータスで複数条件でフィルターをかけて検索することもできるようになりました。
例えば、営業部が管理しているプロジェクターだったら以下のような条件で検索可能です。

・カテゴリ：Projector
・タグ：営業部（管理ツールからタグを作成してください。）
・ステータス：貸出可能、または予約可能

マイアイテムでは、お気に入り登録した備品等が表示されます。
よく使う備品はお気に入り登録しておくと、借りたいときにすぐに確認できて借りられるのが便利ですね。

また、多くのお客様からご要望のあった並び替えも今回のリニューアルで対応可能になりました。
備品名・備品管理ID・登録日・取得日で昇順・降順にすることができます。

承認フローを取り入れた備品管理が可能に！

備品といっても様々で、中には事前に借りるために承認が必要な備品もあると思います。
商品フローは別のシステムで管理しているから、2重管理になってしまう。
備品の管理と承認の作業が連携できたらいいなと思ったことはありませんか？

Colorkrewが提供するColorkrew Workflowsを活用すれば、承認と備品管理の連携が簡単に行えます。
※別途Colorkrew Workflowsのご契約が必要です。

事前準備は簡単で、①②を設定しておくだけです。
①Colorkrew Workflowsで、備品用のテンプレートを作成する

②Colorkrew Biz管理ツールで承認作業を入れたい備品とテンプレートを紐づける

設定が完了したら、いつものように備品を予約すると自動的に備品使用申請が作成されます。
承認が完了されるまで、備品の利用を開始することはできません。

予約一覧から承認状況を確認できます。

Workflowsで承認されると、備品の利用を開始することができます。

別に承認を得るのは面倒ですが、予約と同時に承認フローが回るのはとても便利ですね。

Colorkrew Biz その他備品機能

Colorkrew Bizの備品機能では、その他にも以下の機能をご利用いただけます。

棚卸し

資産管理用のQRコードを使って、従業員に資産の棚卸しをさせることができます。従来のやり方のように専任の担当者が専用端末を持って資産を探し回るような名もなき仕事™を圧倒的に減らすことができます。

エビデンスモード

エビデンスモードでは、備品の貸出、返却、確認の前に、備品の写真のアップロードをユーザーに要求することができます。この機能を利用することで備品の状態チェックや備品の紛失などを防ぐことが可能になります。
管理ツールから簡単に利用のオン/オフを切り替えることができます。

備品リマインド

備品機能では、さまざまなリマインダーを設定することが可能です。
予約時、借用時、キャンセル時、返却時はもちろんのこと、予約・返却の10分前後、返却期限を過ぎた時など、用途に応じて借用者、管理者それぞれに通知を送信する設定が行えます。

予約状況

予約対応備品の使用状況、予約状況などをタイムラインから確認することができます。また、空き状況を見て時間予約をすることができます。
これにより、共有の備品がいつからいつまで使われているのか、備品の状況を明確に知ることができます。

備品タグ

備品機能では、個々の備品にタグを設定することができます。
タグを特定の部署へ紐づけると、貸出/予約を制限することができ、許可された部署以外は備品が表示されません。
これにより、ローカルルールで備品の使用制限をする必要がありません。

Colorkrew Biz 備品機能が気になる方は今こそお試し！

Colorkrew Bizの備品機能とリニューアル内容をご紹介しました。
現在プレミアム１でオフィスマップをご利用いただいている方は、備品機能をそのままご利用いただけますので、ぜひお試しください。

新規で備品機能をご検討の方もお気軽にお問い合わせください。
もう資産の棚卸し、貸出品の管理のために紙に手書きしたり、モノを探すような名もなき仕事™をする必要はありません。