時間もコストも大幅削減！QRコードを活用した受付機能をご紹介

今回は受付業務について切り込みたいと思います。

以前Colorkrew では、入口に携帯電話を設置していました。
到着したゲストがその電話で総務担当者に連絡し、総務担当者がそれぞれの担当者に取次ぎを行うといった中小企業によくあるフローを採用していました。

ここにいくつもの無駄があると判断したColorkrew Bizのプロダクトオーナー。
新たに受付機能を開発し、実際に導入したところ、時間もコストもカットすることができました！
本日はそんな受付機能についてご紹介します。

受付業務こんなところが嫌！取次が多く時間の無駄になる

大手企業だと入口に受付専用の担当者がいて、全ての受付業務を担当してくれますが、受付担当者がいる会社ばかりではありませんよね。

総務や事務員等、一部のメンバーが業務を担当し負担が集中しているパターンが多いのではないでしょうか。
取次自体は簡単なものですが、頻度が多いとその度に業務を中断しなくてはいけません。
集中したくでも電話がくる度に対応しなくてはならないのは、ストレスにもつながりますよね。

受付業務こんなところが嫌！入館者管理が面倒

セキュリティ面から入館者の記録をつけている企業も多いかと思います。
しかしその方法はいまだ原始的で、受付に関するヒアリングを行っていると紙やExcel等で行っている企業も多い印象です。
その場で紙やExcelで記録するのも時間がかかりますし、後で確認したいとなった時に探すのが大変ですよね。

あるいは入館者管理が必要だけど、何も対策していないのでどう行えばいいかわからないといったお声もいただきます。

Colorkrew Biz受付機能の使い方

Colorkrew Bizの受付機能では、取次の業務を減らし、ゲストの入退室管理も簡単に行うことができます。

ユーザーは、スペース(会議室)予約機能で「ゲストを追加」することで、社外ユーザーを招待できます。

招待されたゲストにはメールが送信され、メール内のQRコードを受付サイネージにかざすことで、スムーズに担当者へ来社通知が送られます。
会議室予約と受付の案内メールを別々に行う必要がないのは、楽でいいですよね。

ゲストは、来社当日に招待メールに記載のQRコードを無人受付にかざすだけで受付が完了します。
Teams, Slack, メール等、連携しているツールで担当者の呼び出しが行われます。
また、「総合受付」や「配達業者」等固定の呼び出しボタンを設定することも可能です。



Colorkrew Bizの受付機能では、タブレット端末やPCを利用します。
固定電話は必要ありませんので、電話の月額利用料をカットできます。

Colorkrew Biz 受付機能のおすすめ①

座席管理・会議室管理・受付機能を一気通貫で行うことができます。
既にColorkrew Bizをご利用いただいている場合、新たにツールを導入しなくても受付機能が始められます。
先述した通り、会議室予約時に一緒にゲストへ招待メールを送付することができるので、案内忘れを防いだり、ゲストとの余分なやりとりを削減することができます。

Colorkrew Biz 受付機能のおすすめ②

ゲスト招待、ゲストの入室記録それぞれをレポートして振り返ることができます。
招待されたゲストが来社時にQRコードを読み取らせて受付するので、その際のユーザー情報がレポートに残り、正確な入室管理が可能になります。
入館者を別途紙やExcelで管理する必要もありません。

Colorkrew Biz 受付機能のおすすめ③

受付の担当者検索で、来訪者がユーザー名、部署などから検索して通知することが可能です。
これにより、ゲスト招待機能を使わない場合でも、社員を絞り込んだ通知が行えるようになります。
また、表示されるユーザーは管理者機能で指定できますので、全社員の情報が受付で表示されないようにすることが可能です。

Colorkrew Biz 受付機能のおすすめ④

Teamsと連携ができるので、ゲストが来社するとTeamsでメンションされます。

メールだと気づきにくい場合でも、Teamsのメンションだと気づきやすいですよね。
また、通知先を複数設定できますが、一番最初に対応した人と2番目以降で表示されるメッセージが異なるので、自分がゲストの対応をすべきか既に対応済みかがわかります。

Colorkrew Bizご利用中なら使うしかない！

Colorkrew Bizをご利用いただいている場合、オプションで受付機能をご利用いただけます。
受付機能単体でご利用いただけるプランもございますので、ご興味ある方はぜひお問い合わせください！