会議室 空予約のお悩みはColorkrew Bizで解決！

リモートワーク勤務でオンラインミーティングが増えても、やっぱ顔と顔を突き合わせて話したいときってありますよね。
私が働くColorkrewでも、月一回はプロジェクトごとに集まって対面でミーティングがあります。

大人数で集まるので、会議室予約はマストです！

そこで本日は、会議室予約に関する不満を解消する機能をご紹介したいと思います。

会議室の予約が取れない！

会議室予約で困ることといえば、予約が取れないことが一番だと思います。
本当に会議室が少なくて予約争奪戦になるケースもあるかと思いますが、空予約のせいで予約が取れないケースもあると聞きます。

例えば、会議の日程が確定していないけれど、会議室確保はマストだから複数日程で予約。
その後キャンセルを忘れてしまう。

余裕をもって3時間会議室を確保したけれど実際1時間で終わってしまい、その後2時間は空いているのに他の社員が使用できない状態になる。

こんな経験ありませんか？

会議室を予約しているのに使えない！

実際に予約していても、確実に時間通り使用できるとは限りません。

例えば、会議室の利用時間が超過しているのに、使用している人が出てこない。
会議室の中の様子が見えれば誰が使用しているかわかりますので、声をかけやすいですよね。
でも中の様子が見えず、予約している人が誰かもわからない場合、ドアをノックして出て行ってくれとは言いづらい…
誰が使用しているかわかっていても、上司だったり他部署の方だと声をかけづらい。

予約者側はルールを守っているだけなのになんだか決まずい思いをするのも嫌ですよね。
こんなケースよくあるのではないでしょうか。

会議室 空予約のお悩みはColorkrew Bizで解決！

Colorkrew Bizのスペース（会議室）予約・管理では、これらのお悩みを解決できます。

まず、空予約問題。
Colorkrew Bizでは会議室利用時にQRコードをスキャンして利用を開始します。

会議室ごとに自動キャンセル設定の時間が設定できるので、設定された時間までにQRコードをスキャンしなければ予約が自動キャンセルされ、他の人がその会議室を予約できるようになります。
この機能、導入いただいている企業様から好評です！

また、当日の自動キャンセルではなく、事前に余分な予約を削除できるならしたい！効率よく運用したい場合におすすめなのがスペース予約のリマインドメールです。
60分前から1分前までカスタマイズして、リマインドメールを最大5回に分けて送信することができます。
（※予約時刻と利用開始時刻に34時間以上の差がある予約の場合）

Colorkrew Bizのサイネージは会議室の悩みを解消する！

会議室に誰がいるかわからない、時間を超過するのを防ぎたい場合は、サイネージを利用するのがおすすめです。

サイネージはiPad等の端末利用を想定しています。
オーガナイザーとスケジュールモードの2種類のモードを表示することができます。

まずスケジュールモード
Colorkrew Bizのスケジュールモードでは、会議室のスケジュールが表示されます。
利用中の場合、予約者とイベントの件名が表示されます。
会議室が空いている場合は、QRコードをスキャンするだけで即時予約が可能です。
会議室を目の前にしてわざわざパソコンを立ち上げて予約する必要がなく、その場で予約できるのは便利ですよね。

予約がある場合のサイネージ表示

予約がない場合のサイネージ表示

次に紹介するのは、オーガナイザーモード。
オーガナイザーモードでは、管理画面で設定しておけば、QRコードを読まずに画面タップで会議室を利用開始することができます。

利用開始ボタンを押すと、会議の残り時間が表示されます。
残り時間が10分前になると、なんと音が鳴って会議終了時間が近いことをお知らせしてくれます。
今まで「部長と課長が白熱して討論してるけど、会議もうすぐ終わるんだよな。自分がそれを途中で遮るのはやりたくない。。。」と心の中で思っていたそこのあなた、もう自分で声をかける必要はありません。
サイネージが勝手にお知らせしてくれますし次の予定も表示されているので、会議室にいる誰もが残り時間を意識して時間内に会議を終えることができます。

Colorkrew Bizのスペース（会議室）サイネージを利用すると、誰もが気分よく会議室を利用することができるのです。

座席表機能ご利用中なら使うしかない！

プレミアムプランでオフィスマップをご利用いただいている場合、プラン内でサイネージをご利用いただけます。
会議室の予約・管理のみを行える会議室プランもございますので、ご興味ある方はぜひお問い合わせください！