備品管理の方法とは？担当者の負担を軽減する機能について

私たちが働いているオフィスでは、日々様々な備品を使い業務を行っています。

さて、私たちの業務に必要な備品たちはどのように日々管理されているのでしょうか？

一緒に考えていきましょう！

備品管理とは・・・？

皆さんは普段どのような備品を使っていますでしょうか？

また、管理者のみなさんはどのように管理されていますでしょうか？

企業にて使用、管理されている備品は、以下の通りに分けられることが多いと思います。

・貸出品の管理

・消耗品の管理

・棚卸しの管理　など

なお、このブログでの備品とは、従業員に会社から支給しているパソコンやスマートフォン、または貸出しているスピーカーやモニターなどを指しています。

備品管理ってどうやるの？

備品を管理するために、以下方法をよく聞きます。

<貸出・返却編>

・台帳やExcelに貸出・返却の度、情報を記載

・担当者から手渡しで貸出（担当者の記憶頼りなところも…！）

<棚卸し編>

・棚卸しチェックリストの作成

・時期になると担当者の方だけで現物を探しつつ、リストにチェック

Colorkrew Bizへは、こういった担当者の負担が大きな管理方法をされている企業様からご相談をいただきます。

担当者の方だけが負担になるのではなく、ユーザーも含めて対応していける運用方法があればいいと思いませんか？

Colorkrew Bizでは、それが叶います！

備品管理はColorkrew BizでOK！

備品の貸出・棚卸し管理を担当者だけで対応しているため、負担が大きいという課題は、Colorkrew Bizの備品管理機能で解決できます。

Colorkrew Bizの備品管理機能では、それぞれの備品にQRコードを発行することで、ユーザーは備品を使用したいときに、QRコードを自分自身で読み取ることで備品の貸出履歴を残すことが可能です。

また、棚卸しでも、普段使っている備品をユーザー自身がQRコードを読み取ることで、担当者の方の負担が軽減されます。

エビデンス残せます！

備品の貸出、返却、棚卸しの際にQRコードを読み取っていても、現物確認が必要！という場合は、備品管理機能のエビデンスモードで解決できます。

エビデンスモードでは、アクションの前に備品の現物写真のアップロードをユーザーに要求することができます。

このモードを活用することで、備品の状態チェックや備品の紛失などを防ぐことができます！

備品の紛失や不足をなくしましょう！

今回は、日々の業務で活用している備品の管理方法についてお話いたしました。

備品の貸出、返却、棚卸し時に担当者が負担している課題は、Colorkrew Bizの備品管理機能で解決できます！

Colorkrew Bizでは、他にも座席の空き状況を管理できる「座席表機能」や来訪者の案内ができる「受付機能」があります。

様々な名もなき仕事を減らすサポートができますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。