フリーアドレスしたけど実は固定席と一緒？ コミュニケーションを促進させる仕組みとは

実際にフリーアドレスを導入している企業様の声も含めてご紹介しておりますので、ぜひ参考にして頂ければと思います。

フリーアドレスなのに固定席という課題

フリーアドレスを導入してみたけど、実際運用してみるとみんな同じ席に座っている、なんて状況はないでしょうか？

私がお客様とお話をしていると必ずこの課題に直面しているのをお聞きします。フリーアドレスの推進担当者としては、みんなが毎日違う席に座ることで部署や役職の垣根を超えてコミュニケーションができる、またコラボレーションができる事などを理想としている場合が多いので、現実はそうなっていないことに課題を感じる企業様は少なくありません。

従業員の立場からすると安定して同じ席に座りたいとか気に入った席を確保したいなどの理由となりますが、コミュニケーションを意識している担当者としてはなんとか解決したい問題。

コミュニケーションを活性化するためにどんな解決方法があるのか次にご紹介します。

コミュニケーションを活性化させる仕掛け

まず一つは、フリーアドレスだけでなく、オフィスの中で「雑談が生まれやすい空間を作る」ということです。

例えば、コピー機の周りや食堂、休憩スペース、カフェスペースなど順番待ちが起きるスペースについては、待っている間に雑談が生まれやすいです。また、Colorkrewでもそうですが、喫煙所も気楽にいろんな話ができるスペースになっています。

こういったスペースをフロアのどの位置に配置するのかも重要です。

必ずみんなが通るような動線を意識したりするなど自然発生的に会話が生まれやすい作りにすると今までよりも会話が生まれやすいオフィスになります。

また、フリーアドレスの場合には、固定席化を防ぐ座席管理システムを使った抽選という手段もあります。やはりフリーアドレスを導入するだけコミュニケーションを活性化させるのは難しいので、自動的にコミュニケーションが発生する機会を作り出すことができます。

Colorkrew Bizの抽選機能

座席管理システムのColorkrew Bizでは、フリーアドレスの固定席化を防ぐ「座席抽選機能」があります。

スマートフォンにColorkrew Bizのアプリを入れて、座席抽選を選択すると自動的に席を抽選してくれます。ユーザーは、この抽選された席に座ることで普段話さない人と自然にコミュニケーションをする機会が出来ます。

運用事例ですと毎週水曜日と金曜日は抽選の日、その他の曜日は自分で座席を選択するという運用や月1のイベントとしてご利用頂いております。

毎日抽選となると自由度が低く、従業員からの不満も起こりやすいですが、ある程度絞った日にち等限定をすると特別感もあるそうでとても好評を頂いております。

フリーアドレスの固定席化にお悩みの方はぜひこの抽選機能を利用して、自然発生的にコミュニケーションが生まれる機会を作ってみませんか？ご興味のある方はぜひColorkrew Bizへお問い合わせください。