あの人はどこで働いてる？働く場所を含めたスケジュール管理の方法

みなさんは、連絡を取りたいメンバーのステータスがすぐに分からず困ったことはありませんか？ 今回は、ハイブリッドワークが主流になった現代に欠かせないスケジュール管理についてお話しします。

スケジュール管理について

最近では、リモートワークやオンラインミーティングが主流となり、フリーアドレスを導入しハイブリッドな働き方を取り入れる会社も多くなっています。そのため、出社をする日、リモートワークの日、はたまた外出する日など、働く場所だけでも様々なシチェーションが存在しています。
そうなると、一緒に業務を行うメンバーとの日程調整を行う場合はどこで働いているのかという「働く場所」も知る必要が出てきてしまい、こういった要因が以前よりもスケジュール管理を複雑にしています。

他者のスケジュールがわからない問題

スケジュール管理において発生する課題は様々ありますが、私が実際にお客様からよく聞くものは、「他者がどこで働いているのかがわからない」という課題です。
この課題がきっかけで以下のような問題が発生します。

・今すぐコンタクトを取りたいが、出社しているかリモートワークが分からない
・会議室を使ったMTGをメンバーを入れて設定したいが都合の良い日が分からない
・手渡しで備品を渡したいが次回いつ出社するか分からない

上記の例は1人に対しての課題ですが、2人、3人・・・と増えていくと、スケジュールの確認や調整もより難しくなってしまいますよね。

それでは、Colorkrew Bizではこのような課題をどのように解決するのかをご紹介します。

Colorkrew Bizでスケジュール確認を簡単に

他者のスケジュールを見てもどこで働くのかがわからず、直接確認する必要があるという課題は、Colorkrew Bizのスケジューラー機能で解決できます。
Colorkrew BizをMicrosoft365と連携することで、Outlookカレンダーに登録されている自分のスケジュールがColorkrew Bizでも連携され、さらに閲覧、編集も可能となります。加えて、出社やリモートワークなどのワークステータスを登録する事ができるので、自分がどこで働く予定なのかを知らせる事ができます。
また、グループスケジュールでは、カレンダーに他のユーザーを追加することができるので、他ユーザーのスケジュールも合わせて一覧で確認することが可能となります。

レコメンド機能で日程調整をスムーズに

複数ユーザーが参加するミーティングなどのイベント調整は大変ですよね。こういった課題は、Colorkrew Bizのスケジューラーのレコメンド機能で解決できます。
レコメンド機能では、該当する複数ユーザーを選択し、予定を入れたい期間を設定すれば、複数ユーザーの予定が入れられる日程候補をレコメンドしてくれます。

また、会議室を利用したい場合はそれも合わせて選択することで、会議室のスケジュールも含め利用可能な日程を表示してくれます。
これまでの該当者のカレンダーから空いている日時を一つ一つ確認したうえで、候補日を出し確認依頼、スケジュールが合わなければ再度確認・・・といった面倒な作業は不要になります。

まとめ：働き方の見直しはスケジュール管理から

今回はスケジュール管理についてお話しました。
他者の働く場所がわからない、日程調整が難しいという課題は、Colorkrew Bizのスケジューラー機能で解決できます！

Colorkrew Bizでは、他にも会議室の空き状況を確認できる「会議室管理機能」や貸し出し品の管理ができる「備品管理機能」があります。
様々な名もなき仕事を減らすサポートができますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。