ワークステータス管理で社員の行動把握！会議セッティングも楽になる？

会社で働いていると、ミーティングのセッティングに苦労することが多いですよね。
全員のスケジュールが空いている時間帯を探したのに、出席予定のメンバーが休みだったり、当日にリモート勤務ということが判明し、急遽オンラインミーティングになったということはありませんか？

こうした問題は、スケジューラーでワークステータスが表示することで解消できるかもしれません。

ワークステータスってどうやって把握する？

出社、リモート勤務、外出、休暇など同僚の勤務ステータスをどうやって把握していますか？

いつも一緒に働くメンバーならワークステータスを常に共有しているかもしれませんが、部署が異なるとその情報は取得しづらいですよね。
個々のスケジュールを確認して全体のスケジュールを見ればいいかもしれませんが、一日の内容をいちいち確認するのは面倒なものです。

スケジュール全体よりも、知りたいのはその人が社内にいるのか、連絡取れるのかというステータスだけということも多いのではないでしょうか。

スケジューラーでワークステータスが把握できる！

Colorkrew Bizの座席表機能では、誰がどこにいるのかリアルタイムで把握できますが、会議セッティングのためにちょっと先の予定がスケジューラーから見られたら便利ですよね。

そこでおススメなのがスケジューラー機能のワークステータス設定です。
各曜日にオフィス出社/リモートワーク/外出/休暇のステータスを一括登録できます。

ちなみに、これが私の基本的なワークステータスです。
火・金が出社で、他はリモートワークで働いています。
午前・午後でワークステータスを変更することもできるので、より実際の勤務状況を早くしやすくなっています。

また、後から各日のステータスを細かく変更することも可能です。
座席表機能でリモートワークや休暇を登録すると、ステータス変更にあわせた状況がそのまま反映されます。
Office365連携をしている場合は、Outlookに勤務状況を表示させることもできます。

Colorkrew Bizのスケジューラーを見てもOutlook見ても同じように確認できるのは助かりますね。

スケジューラーのその他便利な機能はこちら

Colorkrew Bizのスケジューラーはワークステータス設定だけでなく、その他にも便利な機能が盛りだくさんです。

特に、複数人の会議セッティングがしやすい投票機能やレコメンデーションがおススメです。

・投票機能

Colorkrew Bizのスケジューラーではイベント開催日の投票機能をご利用いただけます。
開催日時や参加ユーザー、会議室を設定すると、空き時間がタイムライン上で簡単にレコメンドされます。
候補日を複数選択して決定することで、参加ユーザーに対し投票を促すことができま
す。

・レコメンデーション

スケジュールを設定したい日程、参加ユーザー、催行時間、会議室などを設定すると、候補日を自動で算出します。
複数人が参加する会議設定などにおいて、全員のスケジュールを確認したり、個々に調整したりする必要はありません。
グループスケジュールから開くとユーザーが選択された状態になりますので更に便利にご利用いただけます。

・スケジュール受信箱

他ユーザーから招待されたイベントは受信箱にストックされます。
この画面にアクセスすることで、新しい招待イベントを見逃しません。
誰が「参加」「不参加」「保留」なのか、ステータスも確認しやすくなります。

・カスタマイズグループの作成/管理

管理者機能で社員全体が使用できるユーザーグループの他に、個人で作成・管理することができるカスタマイズグループを使用できます。
スケジュールの表示でグループを選択するだけで、複数ユーザーのスケジュールを同時に見たり、イベントに招待したりすることができます。

Colorkrew Bizのスケジューラーならセキュリティも万全！

スケジューラーを導入するなら、やはりセキュリティも心配ですよね。
Colorkrew Bizのスケジューラーは、各社のセキュリティーポリシーに準拠できるように、管理者の方が管理画面から、利用端末数の制限や接続元IP制限の設定することが可能です。

※モバイルデバイスマネジメント(MDM) のIntune管理端末のみアクセスさせることも可能です。

また、シングルサインオンに対応していて、主要IDaaS(※1)による一度の認証で複数のクラウドサービスが利用可能です。SAML2.0によるセキュリティに優れた認証環境を提供しています。

※1 Azure AD、Google Workspace、Okta、HENNGE Oneに対応しております。
※別途初期費用が発生します

Colorkrew Bizのワークステータスで働く状況を簡単把握！

個人のワークステータスが固定でも個別でもスケジューラー上に設定できる、ワークステータス機能をご紹介しました。

スケジューラーに関するお困りごとがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
Colorkrew Bizのスケジューラーで解決するイメージをご紹介し、名もなき仕事™に困っているあなたをお助けします。