スケジューラーの不満を解消! 複数人のスケジュール表示・登録が劇的変化するツールは?
- スケジューラー
- スケジュール
- Outlook
- Googleカレンダー
- 会議室予約
こんにちは!会社にはびこる「名もなき仕事™」を解決する女、Colorkrew Biz のCS担当あいです
日々の業務でスケジューラーを使用していて、不便に感じることはありませんか?
私はあります!
その中でも、特にストレスフルな複数人のスケジュール表示・登録にスポットを当ててみたいと思います。
会議調整をする事が多い方特有のあるあるや、それを解決するツールをご紹介いたします。
スケジューラーの使いづらい点は?
OutlookやGoogleカレンダーなど、企業によって使われるツールは異なりますが、多くの企業でスケジューラーは導入されています。
個人で自分の予定を確認する分にはいいですが、グループ単位・部署単位で人を検索するときに不便な思いをしたことがある人も多いのではないでしょうか?
例えば複数人選択してスケジュールを確認しようとすると、以下のような問題が発生します。
・全員分が表示される速度が遅くなる
・見づらい
・全員が空いている日時を探すのに苦労する
・会社で設定されたグループ以外に「自分がよくスケジュールを確認したい人たち」等カスタマイズしたグループが作成できない
個人作業が多い方はあまり気にならないかもしれませんが、総務や事務、秘書など常にグループ単位でスケジュールを確認する方々にとっては、大きなストレスとなります。
特に忙しいメンバーの予定を確保するのは大変!
次々と予定が登録されていく中で、空きを探してスケジュールを登録するのは本当に一苦労です。
もっと簡単に登録できたらいいのにと思ったことはありませんか?
スケジューラーで大人数の予定が見やすい・登録しやすい!
複数人またはグループ単位で登録をする際に使いやすいのは、Colorkrew Bizのスケジューラーです。
高速表示
Colorkrew Bizのスケジューラーは、スケジュール表示もスケジュール登録も全て高速で機能します。複数人のスケジュール表示に何十秒も待つ必要はありません。
複数人を検索してもすぐに表示される。これだけでも日々のストレスが減りますね。
レコメンド機能
さらに複数人のスケジュールを設定したい日程、参加ユーザー、催行時間、会議室などを設定すると、候補日を自動で算出するレコメンド機能があります。
複数人が参加する会議設定などにおいて、全員のスケジュールを確認したり、個々に調整する必要はありません。
必要情報だけ入力して後は提案された日時を登録するだけ!これってすごく便利ですよね。
通常ですと
①会議に参加してほしいメンバーのスケジュールを表示
②空いている日時を一日ずつ確認(これが人数が多ければ多いほど大変!)
③スケジュールを確保
①~③ができたところで
④会議室を予約する
というように、何工程もかかります。
これを一挙に行えるのがColorkrew Bizのスケジューラーです。
人だけでなく、空いている会議室も一緒にレコメンドしてくれて登録できるっていうのもポイントです。
レコメンドを利用したスケジュール登録イメージ
スケジューラーのその他便利な機能はこちら
Colorkrew Bizのスケジューラーは表示速度が速い、複数人の予定が見やすい・登録しやすいだけでなく、その他にも便利な機能が盛りだくさんです。
・ワークステータス設定
各曜日においてオフィス出社/リモートワーク/外出/休暇のステータスが決まっている場合は、あらかじめ一括登録しておくことができます。
(後から各日のステータスを細かく変更することも可能です。)
また、座席表機能やスマホアプリをお使いいただくことで、ステータス変更にあわせた状況がそのままスケジュールに反映されます。
Office365連携をしている場合は、Outlookに勤務状況を表示させることも可能です。
・スケジュール受信箱
他ユーザーから招待されたイベントは受信箱にストックされます。
この画面にアクセスすることで、新しい招待イベントを見逃しません。
誰が「参加」「不参加」「保留」なのか、ステータスも確認しやすくなります。
・カスタマイズグループの作成/管理
管理者機能で社員全体が使用できるユーザーグループの他に、個人で作成・管理することができるカスタマイズグループを使用できます。
スケジュールの表示でグループを選択するだけで、複数ユーザーのスケジュールを同時に見たり、イベントに招待したりすることができます。
・ゲスト招待と受付機能
予定を作成する際に社外のユーザーを招待することで、受付機能を使って入室管理を行うことができます。
招待されたゲストにはメールが送信され、来社した際にメール内のQRコードを受付サイネージにかざすことで、ホストへスムーズに通知されます。
※受付機能はオプションです。
Colorkrew Bizのスケジューラーならセキュリティも万全!
スケジューラーを導入するなら、やはりセキュリティも心配ですよね。
Colorkrew Bizのスケジューラーは、各社のセキュリティーポリシーに準拠できる仕組みがあります。管理者の方は管理画面から利用端末数の制限や接続元IP制限の設定をする事が可能です。
※モバイルデバイスマネジメント(MDM) のIntune管理端末のみアクセスさせることも可能です。
また、シングルサインオンに対応していて、主要IDaaS(※1)による一度の認証で複数のクラウドサービスが利用可能です。SAML2.0によるセキュリティに優れた認証環境を提供しています。
※1 Azure AD、Google Workspace、Okta、HENNGE Oneに対応しております。
※別途初期費用が発生します
Colorkrew Bizのスケジューラーでスケジュール登録をストレスフリーに!
このブログでは、複数人のスケジュール表示・登録がしやすいColorkrew Bizスケジューラーをご紹介しました。
今までのスケジューラーよりも楽に便利にご活用いただけます。
各社スケジューラーに関するお困りごとがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
さらに具体的に、Colorkrew Bizのスケジューラーでどのように解決するのかをご紹介して、名もなき仕事™に困っているあなたをお助けします。
この記事で活用した機能
スケジューラー機能
社内ミーティングやアポ調整の時間を削減