会議室管理を効率化し、会議室不足を解決するには？

2024年１月に「働き方推進のキモは会議室課題の攻略にあり！多様化する会議ニーズに対処するには」というタイトルにて共催ウェビナーを開催しました。

本ウエビナーでは、アフターコロナの現在において、新たに顕在化している会議の課題にどのように対処するかについて、各社のサービスを交えながら紹介をさせていただきました。

その中から、Colorkrewから紹介させていただいた、**「会議室管理を効率化し、会議室不足を解決するには？」**という内容について一部このブログにて紹介させていただきます。

会議室の課題が増えている背景

コロナウイルスが流行する２０２０年３月以前においては、固定席や対面での顧客打ち合わせは当たり前のものでした。しかし、その後コロナウィルスが流行し、半ば強制的にリモートワークを強いられる事となり、Zoomなどを使ったオンラインMTGが主流となりました。また出社率が大きく下がった結果、オフィスを縮小したり、それまでより小さいオフィスに移転する企業も増えました。

しかし、2023年5月以降はコロナが5類に移行した影響で出社率や来客が急増しました。ハイブリッドーワークが当たり前となった今、オフィスの課題も共に変化し、求められる「働き方改革」のあり方も徐々に変化しつつあります。

会議室不足の課題に加え、リアルとオンラインが組み合わさったハイブリット形式の会議体も多くなり、リアル会議には無かった新たな課題も顕在化してきています。

例えば、出社・来客増に加え、オンラインMTGが増えた事で静かなスペースの需要が増え、会議室の利用機会が増えています。

みなさまも、このような会議室に関する新たな課題を感じている方も多いのではないでしょうか？

座席・会議室の不足を解消する方法

座席や会議室が足りてない状況とはどういったものでしょうか？

「会議室が空いてない」という声が社内から上がっているので、詳細は分からないが、なんとなく足りていないと感じているケースが多いようです。

その際に必要なことは大きく以下の２つです。

1.「適切なスペース需要の把握」…需要の利用シーンが本当に必要なものかを調べる

2.「スペース供給量の調整と把握」 …供給量を増やせないかを検討し把握する

これらを実施することで、需要の詳細を把握し、供給量を増やす事ができます。さらにColorkrew Bizなどのシステムを活用することで、需要と供給が測れる環境が理想的です。

適切なスペース需要の把握

１つ目の「適切なスペース需要の把握」の実施には様々な方法がありますが、ここでは３つをご紹介します。

1.会議室利用の優先度ルールを決める

会議室利用のルール決めはとても重要です。会議室を利用する優先順位を決めて、社内に共有することで、優先度が低い会議室利用を減らすことができます。

以下画像の会議室利用優先順位ルールはColorkrewのルールに近いものとなり、このウェビナーで実際に紹介したスライドとなります。

一例を紹介すると、会議室を利用する際に優先度が高いのは「顧客とのリアルMTG」や「機密情報を扱う社内のリアルMTG」となり、最も低いのは1人でのオンラインMTGです。静かなスペースが必要ということで、社員が会議室を使い、そのせいで優先度が高いMTGで使えなくなってしまうといったケースも多く見られるようです。

まだ会議室利用の優先度ルールが決まっていない場合は、ぜひご検討ください。

2.会議室の空予約を防止する

会議室が予約されているが実際には使われていない、というような「会議室の空予約」は昔から問題になっています。一部のデータによると、コロナ流行前は会議室予約の約25％が空予約と言われていました。しかし、コロナが5類に移行して以降その割合は30%にまで跳ね上がったというデータもあるようです。会議室が足りないからあらかじめ抑えておきたいという心理が働き、更に会議室の空予約が増えてしまうという負のスパイラルがこの要因と考えられます。

この課題への対策にはシステムを活用した「自動キャンセル機能」が有効です。これは、会議室の利用開始時間から一定時間が過ぎてもチェックインされなかった場合、会議室予約を自動的にキャンセルし、開放してくれるという機能です。Colorkrew Bizにはこの機能があり、多くのお客様にご活用いただいています。

3.聖域にメスを入れる

会社のスペースを使っているのは社員だけはありません。ロッカーやキャビネットなども多くのスペース需要となっています。しかし、一般的にそれらのスペースは「聖域」となっており、絶対に必要なものという固定観念にしばられてしまっています。

しかし、この「聖域」は実際には「必ずしも必要がない需要」である事が意外に多くなっています。Colorkrewにおいてロッカーやキャビネットの利用状況を社員にアンケート調査をしたところ、「二度と見返すことの無い資料」や「個人的なアイテムの保管」などが多くを占めており、「聖域」の中に大事にガラクタが保管されていた事が分かりました。

その実態を踏まえ、ロッカーのサイズを大幅に小さくし、キャビネットの数を減らし、代わりにオンラインMTGで活用できる「フォンブース」を合計9つも社内に設置する事ができました。みなさんの会社でもこの「聖域」にメスを入れる事をぜひ検討ください。

スペース供給量の調整と把握

このような適切なスペース需要の把握をした上で、ファシリティを見直しつつスペースを生み出し、その生み出したスペースを会社の需要に合ったスペースに生まれ変わらせる事が必要です。

また、システムを活用してスペースの利用状況を可視化し、その需要量と供給量を正確に把握する事ができれば、さらなる社内スペースの改善にも役に立つでしょう。

Colorkrew Bizは会議室や座席などのスペース管理ができます。予約機能や会議室の自動キャンセル機能、また利用状況の分析にも大いに役立ちます。会社のスペースを有効活用するための便利な機能を多く取り揃えておりますので、スペースの不足の課題にお悩みの方はぜひお問い合わせください。

このブログがみなさまの会社のスペースの有効活用に少しでも役に立てれば幸いです。