総務のリモートワークを阻む要因って？その解決策とは

こんにちは！
ライターのシモジマです。

今回は、総務のリモートワークについての話題を取り上げたいと思います。
リモートワークをサポートするColorkrew Bizの3つの機能についても紹介します。

総務担当者でリモートワークをしていた人は、わずか1.6%？

総務担当者のリモートワークがどれくらいできていたかを調査した、あるアンケートがあります。

3年前の緊急事態宣言中にリモートワークを実現していた総務担当者はどれくらいの割合だったかというと、約300人中わずか1.6%。

総務がリモートワークできなかった理由は、4つあります。

1. 郵便物に関する物理的な問題が約80%
2. 契約書の押印問題が約60%
3. 代表電話対応問題が約50%
4. オフィスの環境整備問題が約50%

これらの4つの問題が、総務担当者のリモートワークを阻む要因となっていたことがわかりました。

総務のリモートワークを阻害する要因は、それぞれ解決できないのか？

総務のリモートワークを阻む要因4つ見てきました。

これらの問題を解決して、なんとか念願のリモートワークを達成したいところですが、実際にどうすれば問題解決となるでしょうか？

郵便物に関する物理的な問題の解決策

郵便に関する物理的な問題としてあげられるのは、郵便物の開封・発送作業です。

まずは、郵便物の開封問題。

郵便物は、オフィスに誰かが確認しに行かなければたまっていく一方です。

郵便物の確認作業は主に総務の仕事ではあるものの、そのためだけにオフィスに出社するのもなんだか違う気がします。

「業務は極力出社せずに、リモートで行いたい…」

問題を解決してくれるサービスがあるようです。
それは郵便物をクラウド化して、会社宛の手紙の内容を確認できるというもの。

内容を確認するだけでなく、指定した住所に定期的に郵便物も送ってくれるというから助かります。

次に郵便物の発送問題。

わざわざ郵便物を発送するためだけに出社して、複数の取引先へ大量の請求書を送る作業がメインになるのもつらいところです。

「でも、大事な請求書をおろそかにはできない…」

このような郵便物の発送問題は、デジタル発送ができれば解決しそうです。

契約書の押印問題の解決策

契約書の押印問題としてあげられるのは、日本に根付くハンコ文化です。

その解決策は、紙の契約書から電子契約にシフトする方法があります。

取引先に対して電子契約の了承を得なければならないなど、導入までのハードルは高いですが、電子化が実現すれば、契約書だけでなく注文書や見積書、請求書も脱ハンコ化できるので、長い目で見ると業務の効率化になります。

電子化により、総務がわざわざ押印のために出社する必要もなくなりますね。

代表電話対応問題の解決策

多くの企業では、代表電話を取るのは総務の担当なのではないでしょうか？

そのため、全社員がリモートワークになっても、総務担当者は電話の問い合わせ対応のために必ず出社しなければならないという問題が起きます。

リモートワークできたとしても、全ての人が担当者に携帯で連絡してくれるわけではありません。

「そうなると、やはり総務がオフィスに出社して対応しなければいけないのか…」

こんな問題を解消するサービスがあります。

総務に代り電話を受け付け、メールやLINE、チャットワークなどのツールに要件を通知してくれる電話受付代行サービスです。

オフィス環境の整備問題の解決策

総務のオフィス環境整備の仕事は、社内のレイアウト変更や空調・照明設備管理、防災管理などがありますが、社員が使う備品や消耗品の在庫管理も重要な仕事です。

備品管理

オフィスに出社しているときは、誰が備品を持ち出したかが目に見えるので管理しやすいですが、全社員がリモート勤務になると管理が難しくなります。

例えば、リモート中に出社した営業担当者が、社内用のノートパソコンやタブレットなどの備品を持ち出して、返却されずにそのままになっているケース。

他の部署の担当者から問い合わせがあり、持ち出しの記録をわざわざオフィスに確認しに行くだけで出社するのは、かなりの手間ですね。

消耗品

ほとんどの社員がリモート勤務中は、文房具やノートなどの消耗品はそれほど減らないかもしれません。

しかし、いざ全社員が出社することになったとき、在庫がなかったなんてことが想定されます。

総務担当としてはリモート勤務中にも在庫管理をしておきたいところですが、そのためだけにオフィスに出社しなければならないのは避けたいところです。

これら備品や消耗品がデータ管理できれば、ものすごく助かりますね。

Colorkrew Bizの3つの機能で総務のリモートワークをサポート！

今まで見てきた郵便物の発送や備品・消耗品の在庫管理は、Colorkrew Bizの機能で行うことができますよ。

その機能を詳しく紹介します。

デジタル郵便発送機能

日本郵便のWEBレターと連携した、デジタル郵便発送機能です。
その方法は、郵便物のデータと宛先をEメールのように送付するというもの。

封筒詰めから発送・配達までの作業は日本郵便さんが行ってくれるので、宛名を書いたり、のり付けしたりする必要もなく、簡単・便利に郵便物を発送できます。

この機能を使えば、総務担当者はリモートワークでも書類の郵便物を発送できますね。

備品管理機能

備品の貸出管理ができる機能です。

手順は、下記の通り。

まずは管理する備品のQRコードを用意します。

つぎに備品にQRコードを貼り付けて、準備完了。

社員は備品に貼り付けられたQRコードをスマホで読み取り、「借りる」「返す」ボタンを押すだけ。

貸し出し中の備品の確認も簡単にできます。

この機能を使えば、「あの備品はどこにいったかな？」と、総務がわざわざオフィスに行って確認しにいく必要がなくなります。

消耗品の補充管理

文房具やノートなど消耗品の在庫管理ができる機能です。

この機能を使えば、消耗品を数え無くなりそうなのか探しに行くという手間がなくなります。

さらには、在庫数が一定数を下回ってきたときには、通知設定を行うと担当者へ通知されます。

まとめ

今回は総務のリモートワークについての話題、リモートワークをサポートするColorkrew Bizの3つの機能について紹介しました。

総務のリモートワークを阻む要因として、郵便物や契約書のハンコ問題、電話対応やオフィス環境整備の問題がありました。

これらの問題は、

• 郵便物のデジタル発送
• 電子契約
• 電話受付代行サービス
• 備品や消耗品のデジタル管理

を行うことで解決していきましょう。

総務に限らず、リモートワークで仕事ができるようになれば、「遠方に住んでいるため会社に通えない」といった物理的な問題からも解放され、誰もが自由に働けるようになります。

やり方次第で、今までになかった働き方を実現できるのです。

実際に、海外に在住しながらリモートワークで総務を行っているなんて例もあります。

Colorkrew Bizでは、リモートワークをサポートする機能がありますので、ぜひ検討いただければと思います！

その他の困りごとを解決する機能もご用意しておりますので、ご興味を持たれた企業の総務担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご相談ください！