総務担当者必見！オフィスレイアウト変更に必要なこととは

こんにちは！
ライターのシモジマです。

現在、新型コロナウイルスの影響で、オフィスのダウンサイジング（縮小）を余儀なくされている企業が増えつつあります。
それに伴い、オフィスレイアウト変更の仕事を任される総務担当者もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は、オフィスレイアウトのコンセプト案作りやスペース案に必要なことと、Colorkrew Bizの便利な座席表作成機能について紹介します。

オフィスのレイアウト変更には、まずコンセプト案作りから

オフィスのダウンサイジングをする際に、いきなりオフィスのレイアウトの変更を考えてはいけません。
総務担当者が最初にやるべきことは、コンセプト案作りからです。
会社の行う業務の特徴やそこで働く人の不満などを考慮して、社員が働きやすいオフィスを考えていくことが必要になります。

• 私語を挟まず黙々と作業をすることが多い職場なのか、コミュニケーションが活発な職場なのか
• 若い社員が多いのか、ベテラン社員が多いのか
• 上司・部下分け隔てなく話せるフラットな雰囲気なのか

など。

社員同士の会話が活発な社風ならば、オフィスのレイアウト変更を機にフリーアドレスを導入するのも一つの方法ですね。

必要になるスペースを考える

コンセプト案を決めたあとは、オフィスに絶対必要なスペースを考えましょう。
受付スペース、来客用の応接スペースや会議スペース、機密情報を保持する管理スペース、社員同士のリフレッシュスペース、クリエイティブな仕事ができるような集中スペースなどを配置。

書類や資料を管理する収納スペースを確保することも忘れてはいけません。

オフィススペースを考える際に、社内の機密情報が漏れないよう受付スペースは管理スペースから遠い場所に配置したり、会議スペースは会議が多い部署の近くに配置したりなどの工夫も必要です。

その他にも、

• 仕事用デスクと壁との距離が確保されているか
• メイン通路で人がすれ違ってもぶつからない適正距離が確保されているか
• プリンターなどの業務機器を置く際、配線できるスペースはあるか
• 地震や火災時の避難経路の確保がされているか

も重要になってきます。

オフィスレイアウト図面をそのまま使って作れる、Colorkrew BizのWEB座席表作成機能

スペース案が決まり、専門業者の手配が済んだら、総務担当者が最後にやることは社内のレイアウト図面作成作業です。

この図面作成作業、エクセルやパワーポイントなどで作ると、なかなか面倒です。

そんな時は、Colorkrew Bizの座席表機能を使えば簡単！
手順は、下記の通りです。

①Colorkrew Bizのオフィスマップ設定画面を呼び出す。

②画像ファイルを選択し、アップロード。

③アップロードを行うと、背景にレイアウト図が設定されます。

④次に座席の作成です。
プルダウンメニューから管理ツールで設定された座席名を選択し、座席を設定・作成し、ドラッグ＆ドロップで任意の場所に配置。

⑤オフィスレイアウト図面の完成！
座席以外の消化器などのオブジェクトを配置をすることも可能です。

Colorkrew Bizを導入すると、出社状況や設備の利用状況を一目で確認できたり、ホテリングのように最大1ヵ月の出社予定を管理できたりと、総務担当者がいちいちヒアリングしなければならないような手間も省けます。

既存の打刻サービスと連携し、QRコードを読み取るだけで出席打刻をすることもできるので、タイムカードをわざわざ押さないと打刻されないといった、勤怠管理の不具合を減らすことも可能です。
総務担当者が、タイムカードで勤怠状況を確認しながらエクセルなどで集計作業を行うような面倒な仕事からも解放されます。

まとめ

今回は、オフィスのダウンサイジングに伴う、レイアウト変更とColorkrew Bizの座席表作成機能について紹介しました。

オフィスレイアウト変更は会社の雰囲気も変えることになるので、総務担当者としては腕の見せ所です。
コンセプト案とレイアウト案が決まったら、Colorkrew Bizの座席表作成機能を使って簡単にレイアウト表を作成しましょう。

Colorkrew Bizでは、この他にも総務担当者様のお悩みを解決する機能もご用意していますので、ぜひ、弊社にご相談ください！

どんなご相談にも対応いたします。