総務ってどんな仕事？必要な4つの力とColorkrew Bizの7つの機能とは

こんにちは！
ライターのシモジマです。

今回は、総務の仕事を担当することになった方へ、その仕事内容や必要となる力、総務の負担を減らすColorkrew Bizの7つの機能について紹介します。

総務の主な仕事内容を8つ紹介！

なんとなくイメージは沸いても、具体的な仕事内容がよくわからない総務の仕事。

会社によって異なる面はあると思いますが、大体の仕事内容は下記のとおりです。

福利厚生業務

社員の福利厚生にかかわる仕事です。

具体的には、

1. 法定福利厚生（雇用、労災、健康、厚生年金、介護、子供・子育て拠出金）など6種類の法律で定められた福利厚生
2. 会社が独自に取り入れている法定外福利厚生（通勤手当、人間ドッグの費用補助、短時間勤務、自己啓発、テレワーク手当など）

これらの福利厚生を管理します。

勤怠管理

社員の就業状況を適切に管理するのに必要な仕事です。

タイムカード・ICカードで打刻された社員の出退勤時間の管理をはじめ、有休休暇の取得状況、遅刻・欠勤状況、超過労働の状況などを把握しておきます。

備品や機器の管理・発注

社員が使うノートやペンなどの文房具をはじめ、PCやタブレット、プリンター、シュレッダーなどOA機器の管理を行います。
常に備品の在庫状況を確認しておいて、在庫がなくなりそうになったら早めに発注します。

OA機器は、常に故障がないかを確認し、故障が発生したら業者に修理を依頼。
故障する前の定期的なメンテナンス依頼も行います。

文書作成・管理

消耗品・備品・OA機器の受・発注書、社内規定、株主総会用の資料などの作成を行います。
それらの書類がすぐに閲覧できるようわかりやすく分類し、ファイリングしておくのも仕事です。
データ化できるものはデータ化して、棚がいっぱいにならないようコンパクトにまとめるなどの工夫も必要となります。

オフィス管理

オフィスの定期的な清掃、照明・空調の調節、防災設備の管理をします。
何か問題が起きる前に、普段からビル管理会社と連携を取っておくことも大事です。

防災訓練やエレベーターの停止、オフィスの停電計画がある場合は、社内への全体告知をするのも総務の役目です。

その他、ワークプレイス改善、オフィスのダウンサイジングやフリーアドレス化、オフィスの移転計画の策定なども総務が担当することがあります。

郵便物の発送・仕分け

会社の郵便物を発送したり、毎日の郵便物を仕分けてそれぞれの部署へ届けるのも総務の仕事です。

受付・来客対応

訪問したお客様の対応をするのも総務の仕事です。

要件を聞き取り、しかるべき担当者に取り次ぎます。
場合によっては、お客様を会議室に誘導する場合も。

会社によっては問い合わせ窓口が総務部の電話番号やアドレスになっているところもあるので、対応が必要になることもあります。

この際、相手の気分を損ねないよう注意が必要です。

会議室の予約

社内・社外の会議室の予約を総務が行うことも。

どの部署でいつ会議が行われるかを事前に担当者に確認しておき、他の会議予約と被らないようにスケジューリングすることが必要となります。

その他、会社によっては、

• 株主総会、取締役会、社内行事の企画・運営
• 出張/移動手配
• 車両管理
• 社内外のヘルプデスク
• ITサービス導入

などの仕事を行う総務もあるようです。

社内で求められる総務になるために必要な４つの力とは？

社内で求められる総務になるにはどのような力が必要になるのでしょうか？
必要なことを4つ紹介します。

コミュニケーション能力

社内の様々な部署と関わりを持つことになるので、コミュニケーション能力を養っておくことが大事です。
相手がどんなことを感じながら仕事をしているかを普段の会話の中から読み取り、他者目線で物事を考えましょう。

調整力

調整力も必要です。
社内の仕組み最適化や各部署の業務の改善依頼を行う際に、自分の主張を通しつつ、相手を怒らせないよう納得してもらう対話力と調整力を養っておきましょう。

臨機応変な対応力

臨機応変に対応する力も必要となります。

社内で何か問題が起きた時に、立ち止まるのではなく、まず動いて最善の策を考えるようにしましょう。

例えば会議室の予約。

予定外のお客様の訪問で、緊急会議が開かれることになったものの、「他の会議で会議室が埋まってしまっている！」というような事態が起こりがちです。

お客様を予想以上に待たせてしまうのでは、印象がよくありません。
そんな時、とっさに使われていない部屋を会議室に使うなどの対応力が必要です。

気づき力

些細なことに気づく力も必要になります。
日々総務の仕事に取り組んでいく中で気づいたことは、なんでもメモしておきましょう。
その気づきが、社内全体の業務効率化や文書の電子化などコスト削減につながるかもしれません。

その他、月ごとにどんな仕事が発生するのかを把握して、スケジュール化しておくのも大事なことです。

Colorkrew Bizで総務の負担を減らす7つの機能！

総務の仕事は多岐にわたるため、名もなき仕事を減らして、効率的に仕事を行いたいもの。
Colorkrew Bizでは、総務の負担を減らす機能をご用意しています。

総務の仕事に慣れてきたら上司に提案してみてはいかがでしょうか？

打刻連携機能

出席打刻を簡単に行える機能です。

既存の打刻サービスと連携して打刻することができます。
Colorkrew BizアプリをダウンロードしてQRコードを読み取ることで、簡単に打刻を行うことができるのです。
社員が毎日打刻サービスにログインするような手間を省けます。

総務担当者がわざわざ打刻サービスにログインして、勤怠管理をすることもなくなります。

備品管理機能

社内の備品管理を簡略化できます。
方法は、登録された備品にQRコードを貼って一括管理するだけ。
総務が社内の備品管理表リストをいちいちエクセルなどで作成するような面倒な仕事から、解放してくれますよ。

備品管理表は、印刷に最適化された状態でプリントすることが可能です。

郵便物機能

郵便物にまつわる仕事も簡略化してくれます。

デジタル郵便発送

郵便物をメールのように簡単に送ることを可能にした、日本郵便株式会社と連携したWEBレターです。
総務が封筒に大量の郵便物を封入して発送するような、負担のかかる仕事から解放してくれます。

アドレス帳には複数の宛先や送信した人を登録できるので、まとめて郵便物を送りたいという時にも役に立ちます。（※送付料金は、WEBレターと同じ価格です。）

送付状もWEB画面で簡単にテンプレート作成できるので、ワードなどのソフトを使って一から送付状を作るような手間からも解放されます。

費用振り分け・精算

郵便物の費用精算の負担も軽減してくれます。
その方法は、郵便物を発送したあと、対象部署に費用申請指定をするだけ。
部門ごとの郵便物の費用を簡単に管理することができるんです。

スペース予約・運用機能

座席表で会議室やオープンスペースを一元管理できる機能です。

会議室の予約状況を簡単に把握できるので、会議室の調整をしたり、わざわざ各部署の担当に予定をヒアリングしたりするなどの、総務の名もなき仕事から解放してくれます。

予約の登録も1年半後まで一括登録できますよ。
（※Office365と連携可能です。）

スペース用デジタルサイネージ

ミーティングルームや会議室の利用状況を瞬時に可視化できる機能です。

利用申請も簡単！QRをスキャンするだけで行うことができます。
突然、訪問した顧客に対応するため、急遽スケジュールを確認し、空いている部屋を探すような総務の負担がなくなりますよ。

設備予約機能

会議室の空き状況や設備予約を、社員の予定調整と同時に行うことを可能にしました。

人と会議室の空き情報を別々に確認しながら調整するような、総務の面倒な仕事を減らしてくれます。

Azure AD連携 (オプション対応)

メールアドレス・名前・部署情報などを管理できるAzure ADと連携した機能もあります。
総務が行う、アカウント登録や変更に関する負担のかかる仕事を減らすことが可能です。
（こちらは、※別途初期費用が発生します。）

まとめ

今回は、総務の仕事内容や必要となる力、総務の負担を減らすColorkrew Bizの7つの機能について紹介しました。

総務は、社内の便利屋のようなポジションで、利益を生み出さない仕事と思われがちです。
しかし、会社全体を見渡し、経営陣を含めた社員全員をつなぎ合わせ、会社をよりよい方向に導くのが総務の本来の役割。

Colorkrew Bizでは総務の負担を少しでも軽くして、本来の総務の業務に集中できる環境づくりに役立つ機能をご提供します。

Colorkrew Bizでは、この他にも総務担当者様のお悩みを解決する機能もご用意していますので、ぜひ、弊社にご相談ください！

どんなご相談にも対応いたします。

言われたことだけをやる総務ではなく、自主的な攻めの総務を目指しましょう。