ペーパーレス化の大敵！郵便物をどうにかすれば総務が楽になる【業務効率化】

テレワークも大分浸透してきているこの頃ですが、オフィスのペーパーレス化って進んでいますか。
そもそも考えてなかった、または、考えているけどなかなか進まないという会社も多いのではないでしょうか。

コロナが蔓延し、テレワークが必須とされる今の世の中では、会社に出勤しなくてもデータだけのやりとりで対応が出来るような仕組み作りが課題となっているようです。

そこで今回は、ペーパーレス化を実現させる為の最初の一歩として簡単に導入して始められる郵便対応からお伝えできればと思います。

ペーパーレス化は浸透しているのか？

みなさん、バックオフィス業務のイメージって、机に紙の書類がたくさんあるって思いませんか。

バックオフィスとは、総務、人事、経理、事務・管理業務、情報システム管理、法務などをさします。顧客とのやりとりの中で、また社内業務をスムーズに円滑に進める上でなくてはならない存在ですよね。

ただ、コロナ禍の今は、特にこのバックオフィス業務の効率化を求められる時代になり、ペーパーレス化を検討している企業が多く存在しているようです。

バックオフィス業務は、請求書、契約書、発注書、そして、郵便物…とにかく紙で管理することが多いのが特徴です。紙の管理が苦手な私には、とてもできません。

ペーパーレス化に関する法律は、2004年に「e-文書法」で制定されており、その後改正がなされ、領収書など一部スキャナでの保存が許可されるようになりました。法律が変わり、企業がペーパーレス化を取り入れるのを後押ししている背景があります。

それでも、総務の担当者にお話を聞くと、まだまだデータ化することが難しい紙の書類が多く、管理が大変だと聞いたことがあります。

ペーパーレスにする際には、どの業務をどのシステムを使ってペーパーレス化するのか、整理し、検討する必要がありますね。社内で変えるにしても、メリットを社内の人に伝えなければなりませんので、すぐにではやりましょう！というのはなかなか難しそうです。

ペーパーレス化のメリット

では、ペーパーレス化のメリットってなんでしょう？ここで改めて考えてみたいと思います。

一番は、紙の書類で社内のやりとりをするより、さらにスピーディーになり、他の仕事にさく時間が増える為、業務効率が上がることではないでしょうか。

また、机が書類だらけだとどこに何があるのか把握し、確認するのに時間がかかりますが、データ化すればすぐにみたい資料を取り出せることができます。

そして、紙代や印刷代などが削減されることがコストも抑えることにつながります。例えば、郵便物をペーパーレス化し、データ化することによって、切手代や封筒代といったものが削減され、総務の方もテレワークなのに、ただ郵便物だけの為に出社をして対応することもなくなります。

このように今までかかっていた業務時間を短縮し、業務効率を上げる、また、コストを抑えられるというようなメリットがあります。

ペーパーレス化をすれば、もっと“時間をかけてやりたい仕事に集中してできる”ようになるのではないでしょうか。

ペーパーレス化のメリットは、業務効率化やコスト削減につながることがわかりましたが、どうしても紙で提出を求められるものもありますよね。

それは、請求書だったり、見積書だったりします。
この書類を電子化して、メールに添付するだけでOKという企業もあるかと思いますが、紙で送って欲しいという企業がほとんどかと思います。

私も営業をやっていて、これらを電子化している企業も少なからずありますが、現状はまだまだ「紙でも送ってくれませんか？」と言われることがほとんどです。

コロナ禍になり、テレワークが多くなった今、請求書を印刷して、封筒に入れる為だけに会社に出勤しなければいけないという問題があります。

自宅から郵送しようと思っても、プリンターや封筒、切手を用意する、ポストまで行く、という案外時間のかかる作発生してしまうのが厄介なところです。

ペーパーレス化を始めるなら、まずは郵便から

やはり、請求書や契約書の郵送は出社して対応しなければならないものなのか

いや、Colorkrew Bizを使えば、こういった書類を郵送するにもペーパーレス化が簡単にできます！

ヒト・モノ・カネに関する名もなき仕事™を減らしてきたビジネスコンシェルジュツールのColorkrew Bizが、新たに「郵便機能」を追加したので、この機能の活用方法をご紹介いたします。

この郵便機能は、日本郵便のWebレターと連携し、自宅から簡単に郵便を発送できます。

Webレターとは？

Webレターとは、WordまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを日本郵便が一括で行う、郵便発送サービスです。

※日本郵便サイトより引用

郵便機能 使い方

①Colorkrew Bizのユーザーポータルにログインし、新しい郵便物を作成

②郵送したいデータをアップロードする

③差出人や送付先などを選択する

④内容の確認をしたら、WEBレターへ転送される

⑤Webレターで発送手続きを完了させる

ペーパーレス化で仕事の負担をなくそう！

この機能を使えば、自宅にいても、プリンター、紙、封筒や切手も自分で用意する必要はありません。日本郵便が郵送してくれるので、紙の書類で欲しいという要望に対しても応えることが可能です。コロナ禍の今、自宅から郵便ができるってすごく便利ですよね！

Colorkrew Bizが少しでもあなたの仕事の負担をなくし、本来の業務に取り組めるようなお手伝いができると嬉しいです。

ご興味ある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。