見える化で備品管理を効率的に！そのメリットと便利な機能を紹介！
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こんにちは！
ライターのシモジマです。
「最近、社内の備品がなくなって困る。」
「上司から、備品管理をするように言われたけど、何かうまい方法はないかな？」
こんな悩みを持つ、備品管理担当者の方はいませんか？
今回は、社内の備品管理の見える化と効率的な管理法、Colorkrew Bizでサポートできる備品管理機能について紹介します。
たかが備品？しっかり管理しておかないとどうなる？
備品は、社員が使うペンやノートなどの文房具から、パソコン・デバイス・USBメモリなど幅広くあります。
これらは、会社の資産のため、しっかりと管理しておくことが必要です。
管理が行き届いていないと、誰が何を借りたかわからなくなったり、貸し出し中のものがいつまで経っても返却されないままだったりといった事態が起こりかねません。
パソコンやデバイスなどの電子機器を外出先で紛失した場合、最悪の場合、第三者に情報を盗まれ、個人情報が流出してしまうことも。
会社の信用問題にも発展するので、働く社員一人一人が「たかが備品」と思わずに使う意識が求められます。
備品管理の見える化によるメリットって？
備品を見える化することによるメリットは何でしょうか？
ここでは、備品の見える化のメリットについて2つ紹介したいと思います。
1. コスト削減になる
社内の備品を見える化してしっかりと管理しておくことは、コスト削減につながります。
現在抱えている在庫で余っているもの、足りないものを見える化してはっきりさせることにより、社内で本当に必要な備品がわかり、無駄な発注を減らすことができるからです。
2. 総務担当者にわざわざ聞かないで、備品を借りることができる
見える化しておけば、備品担当者にわざわざ備品のありかを聞く必要がなくなります。
在庫管理表を確認して、わざわざ備品管理棚に探しに行くといった、担当者側の無駄な作業もなくなり、お互いが助かりますね。
備品管理を効率的に行う方法とは？
備品管理がいい加減にならないようにするためには、効率的に管理することが大事です。
まずは備品のラベリングをしておきましょう。
ラベリングをして管理棚に保管しておけば、現在使いたい在庫があるのかないのかが一目瞭然です。
また、半年に1回ほど棚卸しを行い、在庫の流れを把握しておくことも、効率化につながります。
必要な在庫と不要な在庫の区別が付きやすくなるからです。
備品管理帳を作ることも効率化につながります。
借りるごとに日付や名前を記すことで、誰がいつ備品を借りたかが把握しやすくなります。
ただ、この方法は、管理表に書き漏れがあると把握できなくなるというデメリットもあるので、備品管理担当者は、書き漏れのないようお知らせを徹底しましょう。
効率的な備品管理には、Colorkrew Bizの備品管理機能が便利！
Colorkrew Bizを使えば、社内の備品管理を効率的に行えますよ。
ここでは、その機能を4つ紹介します。
Colorkrew Biz専用のラベルで簡単にテプラ印刷可能！
備品管理をするには、まず備品に貼付するラベルの作成から。
ラベル作成は、ギングジムと連携した印刷機能を使えば簡単に行うことができます。（※Windowsにのみ対応。）
その方法は、下記の通りです。
（ラベルのテプラ印刷）
- キングジムのサイトから印刷ソフトTEPRA Label Editor SPC10をインストール
- テンプレートファイルをダウンロード
- ラベルカタログの中から該当するラベルデザインを選択して登録
- ラベルカタログダイアログの中から対象のデザインを選び、データをインポート
- Colorkrew Bizの管理画面からダウンロードした備品CSVを読み込む
- 印刷ボタンを押して、ラベルを出力
この手順で印刷したラベルを貼っておけば、備品の管理が楽になります。
備品にQRコードを貼り付けておけば、携帯で簡単に読み込み可能!
QRコード付きのラベルを作成しておけば、備品の在庫を調べたいときに携帯で読み込むだけで簡単に在庫確認ができるので便利です。
備品の棚卸し作業にも、活用できますよ。
誰がいつまで借りているかわからない問題は、備品予約機能で解決。
社内の備品を誰がいつまで借りているかわからない問題は、Colorkrew Bizの備品予約機能で解決します。
この機能は、時間・日単位で予約の設定を行えるというもの。
貸出設定期間を30分～16週間までと幅広く設定することが可能です。
これを見れば、「誰が」「いつまで」備品を借りているかを簡単に把握することができます。
印刷機能を使えばQRコードに対応した備品管理表を簡単に作成可能！
Colorkrew Bizの印刷機能を使えば、備品管理表を印刷に最適な状態でプリントアウトできます。
ラベリングした備品QRコードの一覧を一括で印刷してリスト化できるので、わざわざ備品管理表をExcelなどで作る必要もなくなりますよ。
まとめ
社内の備品管理の見える化と効率的な管理方法、Colorkrew Bizの備品管理機能について紹介しました。
社内の備品は会社の資産なので、徹底した管理が必要です。
そのためには備品の流れを見える化して、社員全員がしっかりと把握しておくことが求められます。
Colorkrew Bizでは、備品管理に役立つ機能をご用意していますので、もし気になる企業の担当者様がいましたら、お気軽にお問い合わせください！
この記事で活用した機能
備品管理機能
資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけでモノの管理をスマートにします。
もう資産の棚卸し、貸出品の管理のために紙に手書きしたり、モノを探すような名もなき仕事™をする必要はありません。
