会議室の空予約はどうして起きる？予約防止システムで解決！

こんにちは！

ライターのシモジマです。

会議室を利用したいのに会議室が空いていない。でも、実際は予約されているだけで、使っていない。

そんな、会議室の空予約の問題。

今回は、会議室の空予約の原因と対策、空予約の解消などに役立つColorkrew Bizの5つの機能について紹介したいと思います。

会議室の空予約の原因と対策について考える

さっそく会議室の空予約の原因と対策について考えてみましょう。

会議室の空予約が発生してしまう原因には、

• とりあえず会議室を予約しておいたものの忘れたままでいる
• 予定が変更になったのに、会議室の予約をキャンセルしていない

といったことが考えられます。

ある企業では、打ち合わせが予定より早く終わったのに、会議室が利用できる状態に戻していないというケースもあるようです。

こんなことが起きないようにするためには、会議予約システムが有効になります。

予約システムを使えば、「誰がその会議室を予約しているのか」「現在利用中か」をひと目で確認できますし、急に会議がなくなった場合にもシステム上で簡単にキャンセルできます。

空予約防止などに役立つColorkrew Bizの5つの機能

空予約を防止する会議予約システムなどは、Colorkrew Bizにも、便利な機能がありますよ。

１つずつ紹介していきますね！

①使わない会議室を減らすには、「空予約防止、予約自動キャンセル機能」で！

まずは「空予約防止、予約自動キャンセル機能」を紹介します。

これは、ユーザーが所定の時間までにチェックインしない場合、予約した座席を自動キャンセルできる機能です。

時間の設定も、午前予約・午後予約・終日予約と個々に設定可能。

キャンセルしない部署の設定もできます。

管理ユーザーであれば、すべての予約を個別にキャンセルすることも可能です。

②スペース状況の可視化で「誰が、どんな会議を行っているか」をひとめで把握！

「誰がどの会議を開いているのか」や「どのような会議がおこなわれているのか」は、スペース機能で確認できます。

日付・エリアで絞り込みを行い、会議室の利用状況や内容を一覧で見ることが可能です。

会議室が空いていたら、そのまま予約もできます。

時間指定でフィルターをかけられるので、一つ一つ空いている会議室を調べるような手間も省いてくれますよ。

③会議室予約情報のOutlook連携で、ダブルブッキングのトラブルなどを防止！

Outlookと連携したスペース機能を使えば、予約・確保した会議室がOutlook上で表示され、ダブルブッキングのトラブルや予定破り、予約情報の差異を解消できます。

④座席分析機能で社内コミュニケーション対策もできる！

会議室を利用したあとの人の管理は、座席分析機能で行えます。

会議室を利用したらログが残り、「誰が・いつ・どの会議室を利用したのか」を確認できる機能です。

ログデータから社内で必要なコミュニケーションが取れているのかなど、ログを確認することで社内コミュニケーションの施策を検討などに活用することができます。

⑤会議室の予約は、1年半後の予定まで一括登録可能！

会議室やカフェスペース、集中スペースなどの予約は、半年後の予定まで予約することが可能です。

管理者向けサイトからなら、1年半後の予定までを一括登録できますよ。

これで、会議室の調整や利用状況の聞き取りなどの手間を減らすことができますね。

（※Office365との連携が可能です。）

まとめ

今回は、会議室の空予約の原因と対策、空予約を解消するColorkrew Bizの5つの機能について紹介しました。

会議室の空予約は、会議室を予約したことを忘れていたり、予定変更になった会議室の予約をキャンセルしていなかったり、といううっかりミスが関係しているものとわかりました。

このようなうっかりは、会議室の予約システムを使うことで解決します。

Colorkrew Bizには、空予約を防止する機能だけでなく、さまざまな便利な機能がありますので、ご興味を持たれた企業の担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご連絡ください。

きっとお役に立てると思いますよ。