積み重なる管理用書類の束。改善に向けたペーパーレス化のメリット・デメリットとは？
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こんにちは！
ライターのシモジマです。
今回は、書類のペーパーレス化とColorkrew Bizで使える3つの機能についてご紹介いたします。
特に総務担当者の方には、見ていただきたい話題。
総務主導でペーパーレス化を進める参考になればうれしいです。
ペーパーレス化による6つのメリットとは？
日々の業務で、どんどん積み重なっていく管理用書類の束。
これらの書類をペーパーレス化することで、生まれるメリットがあります。
そのメリットとは具体的に、
書類の保管スペースが必要なくなり、別の用途に利用できる
ペーパーレス化することで、いままで書類を保管していた棚が不要に。
「入りきらない書類を保管するために新たな棚を購入する」といった費用面での負担も削れます。空いたスペースは、仕事の集中スペースやリフレッシュルームなどに有効活用すれば、社員の生産性も上がりますね。
地震や災害、紙の劣化による損失を防ぐことが可能
ペーパーレス化は、地震や災害で紙の重要書類が閲覧不能になってしまったときにも便利です。
紙の劣化により書類が閲覧できなくなるような不具合もなくなります。紙の機密情報持ち出しによる情報漏えいリスクの回避
紙で機密情報を管理している会社だと、誰が持ち出したかがわからなくなり、最悪の場合には紛失や置き忘れによる情報漏えいが起きるリスクがあります。ペーパーレス化して、データで管理すればそのような心配も少なくなります。
しかし、データ管理すれば全て安心というわけではなく、アクセス制限などセキュリティ対策をすることが重要です
データ化ですぐに情報を取り出せる
該当の帳簿書類などをどこからでもネットワーク上で確認できるようになります。
結果として、閲覧書類を探す無駄がなくなり、業務の効率化につながることに。紙書類の処理コスト削減
日本経団連会員企業の11社による調査では、税務書類に掛かる保存コストは、年間約3,000億円と試算されるといいます。
ペーパーレス化は、こうした保存コストの削減にも貢献します。リモートワークを容易にする
書類のペーパーレス化で紙でのやりとりがなくなれば、災害時やパンデミックなどでリモートワークに移行せざるを得ない時にも、オフィスに出社して社内の打ち合わせ資料をプリントアウトする必要がなくなります。
そして、オンラインでの打ち合わせを容易にすることが可能です。
ペーパーレス化によるリスク管理も重要！
書類を全てペーパーレスにして電子化することによるデメリットもあります。
それは、情報漏えいによる電子データの外部流失、システム障害を起こしたときの閲覧不能状態などの問題です。
情報漏えい問題については、社内のセキュリティ対策の強化を、システム障害時の閲覧不能問題については、システムのバックアップ徹底・複数の保存先の確保などで対策していく必要があります。
ペーパーレス化で楽になる6つの作業
「ペーパーレス化のメリット・デメリットを見てきましたが、ペーパーレス化して、業務で何が楽になるのだろう？」
ここでは、そんな疑問に答えるべく、具体例に楽になる作業について見ていきたいと思います。
電子化・クラウド管理を容易にする
ペーパーレス化により、書類を電子化・クラウドで管理することができます。アナログな紙のサインや押印の必要がなくなることで、上司への申請依頼・人事部の承認作業・決済作業などの時間短縮を可能に。
システム上で作業が完了するので、上司が不在で、リモートでオフィスに出社していなくてもスムーズに承認までいけるようになります。
取引先との契約も電子契約にすれば、契約書の押印や郵送の必要もなくなります。
業務マニュアルや営業資料などの共有を容易にする
業務マニュアルや営業資料をペーパーレス化して、紙の印刷の手間を減らせます。
オンライン上の会議も、画面上で資料を共有しながら行うことが可能です。
また、注文書や見積書、請求書などもオンライン上で送受信が可能となります。勤怠管理を容易にする
タイムカードで行っていた勤怠管理を、システム化して楽にします。総務担当者が月末に全社員の紙のタイムカードをまとめてチェックし、エクセルなどに勤怠を入力していたアナログな作業からも解放されます。
給与明細を容易にする
毎月紙で手渡される給与明細は、うれしいもの。
でも、ペーパーレス化を考えると、紙の給与明細はなくしたいところです。総務担当としても、給与明細の印刷・封入・配布の手間や業務委託社員への郵送代の負担などは悩ましいところ。
電子化してペーパーレスにすれば、社員一人ひとりがWEB上でいつでも給与を確認できるようになり、業務の効率化となります。
経費精算に使う申請を容易にする
ICカードやタクシー代などの交通費の申請書を、紙に書いて提出している会社もあるのではないでしょうか。こうした紙の申請書も、ペーパーレス化可能です。
ペーパーレス化すれば、総務がチェックしてソフトに入力する手間やミスが発生した時の修正・承認までに掛かる時間を短縮できます。
会議室の予約を容易にする
企業によっては総務担当の方が、会議室の予約状況をエクセルに入力し、全社員に共有しているところもあるようです。会議室を利用する人が、その都度予約表を印刷するようなやり方では手間ですし、用紙代も無駄になります。
このような問題は、予約システムを使ってペーパーレス化することで解決します。
全社員が、システム上で会議室の予約状況を共有することができるようになるからです。
総務担当者が、申請者にわざわざ予約状況を確認しにいくような手間もなくなりますね。
ペーパーレス化に便利なColorkrew Bizの3つの管理機能
Colorkrew Bizでは、ペーパーレス化に使える3つの機能を用意しています。
勤怠管理はColorkrew Bizの打刻連携機能で！
タイムカードで打刻するようなアナログな勤怠管理は、Colorkrew Bizの打刻管理機能で解決できます。
その方法は、簡単です。
まずQRコードをかざします。
次に、出・退勤ボタンを押して完了です。
非常にシンプルですよね。
この方法なら、出社時にわざわざタイムカードを通さなければならない手間もなくなります。
総務担当者としては、タイムカードを回収してエクセルに入力するといった手間から解放されるのです。
フリーアドレスを導入している場合、席ごとの出退勤専用のQRコードを置くこともできますよ！
タイムカードが一つの場所に置いてあると、「あの場所に行って打刻しなきゃ。」という心理的な圧迫感がある私としては、非常に助かります。
会議室の予約はColorkrew Bizの設備予約機能で解決！
総務担当者が、申請者にわざわざ予約状況を確認しにいくような手間は、Colorkrew Bizのスペース状況機能で解決します。
スペース状況の可視化
リスト機能の中にあるスペース状況で日付の絞り込みを行うと、「どの会議室が空いているのか」「どのような会議が行われているのか」を一覧で見ることができます。
空いている会議室があったら､そのまま予約も可能。
総務担当が一つ一つ空いている会議室を調べなくてはならないような仕事もなくなりますよ。
情報漏えい問題はアクセス制限やシングルサインオンで回避！
ペーパーレス化で懸念される電子データの情報漏えい問題も、Colorkrew Bizにお任せください。
アクセス制限
各企業のセキュリティポリシーに準拠できるよう、管理者が管理画面からの利用端末制限や接続元IP制限の設定を行うことができます。
デバイスの利用状況把握、セキュリティ対策、ノートPC・タブレット・スマホの紛失対策などの役割を持つ、モバイルデバイスマネジメント（MDM）のIntune 管理端末にのみアクセスさせることも可能です。
シングルサインオンにも対応
シングルサインオンを使い、1つのIDとパスワードでメールや社内システムを使うことが可能です。
これにより、アクセスするたびにいちいちパスワードを入力する手間やパスワード流出による情報漏えいリスクも回避できます。。
Azure AD、Google Workspace、Okta、HENNGE Oneなどの複数のクラウドサービスに対応していますよ。（※別途初期費用が発生します。）
まとめ
今回は、社内の書類ペーパーレス化とColorkrew Bizで使える機能について取り上げました。
ペーパーレス化することには、6つのメリットがありました。
- 書類の保管スペースを作る必要がなくなり、別の用途に利用できる
- 地震や災害、紙の劣化による損失を防ぐことが可能
- 紙の機密情報持ち出しによる情報漏えいリスクの回避
- データ化ですぐに情報を取り出せる
- 紙書類の処理コスト削減
- リモートワークを容易にする
そして、実際の業務では勤怠管理や会議室の予約などが楽になることもわかりました。
楽になる反面、情報漏えいなどセキュリティ面での問題には注意しなければなりませんが、しっかりとした対策を取れば恐れることはありません。
Colorkrew Bizでは、勤怠管理や会議室の予約、セキュリティ面での対応が可能です。
Colorkrew Bizを導入して、書類のペーパーレス化を進めてみませんか？
この他の機能もご用意しておりますので、ご興味を持たれた企業の総務担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご相談ください！
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