会議室が足りない！それって空予約が原因？簡単かつ効率的に運用できる方法とは

会議室が足りないと社員に言われたけど、本当に会議室を増やすべきなのか？

会議室を増やすといっても、オフィス内に余裕もないし、そもそも会議室を増やすにはコストもかかるし．．．

そのな選択を迫られ悩んでいる担当者様は多くいらっしゃいます。

まずは、簡単に会議室の稼働率を上げる方法として、空予約を解決する方法をご紹介していきます。

会議室の空予約の実態

コロナが5類へと移行になったことで、多くの企業様で出社回帰に向けた施策を取っていると耳にすることが多くなってきました。

今までリモートワーク を中心とした働き方から会社に出社をする頻度が少しずつ増え、会社で商談や社内ミーティングをする機会も増えていると思います。ただ、リモートワークが完全に減ったわけではないので、商談相手の企業や社内ミーティングで数人は在宅勤務なんてこともよくありますよね。

会社に出社すると、オンライン会でもリアルでの会議でも必ず、会議室や個別ブースを利用しなければなりません。でも、会議室の予約を確認するとどこも予約で埋まっていて空いていない。しかし、実際は予約しているのに会議室を利用していない人もいる。

こういう「使いたい時に使えない！」という場面に遭遇したことはありませんか？

これでは会社に出社する意味ないじゃん・・・と言われ兼ねません。

そんな会議室の空予約問題。実は調査によると会議室の25%が空予約となっているという実態がわかりました。（「4部屋に1部屋は空予約」という実態を解消する「会議室予約システム」の最新事情 IT mediaより）4つの会議室のうち、1つの会議室が空予約になっているというのは、かなり痛手ですね。その分、会議室の稼働率ももちろん下がり、会議室が足りないという問題に陥ります。

会議室の空予約問題を解決する方法

会議室が足りないから、会議室を増やそう！こうなるとかなり工数やコストがかかりますが、まずは会議室の空予約を無くしてみるという方法を考えてみることをおすすめします。

例えば、社内の運用ルールとして、会議室が予約をされていても、その時間に人がいない、もしくは10分以上経っても人がいなければ利用してもOKなどルールを徹底するということもできます。

また、Colorkrewでは基本的にお客様との商談の際はどこの会議室を優先するなど利用する目的に応じて会議室を決めています。また、自由に商談や社内ミーティングなどを行っても良いとするスペースを執務室と分けて別に設けています。

そうは言っても、自分が常に見張っているわけではないし、運用でカバーするのは難しそうという場合には、空予約防止機能がついた会議室予約システムを検討してみてはいかがでしょうか。

空予約防止機能を利用しよう

システムで解決する場合、ビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz」の会議室空予約防止機能を活用すると実現できます。

空予約防止機能とは、空予約が発生した場合に自動で対象の会議室をキャンセルする仕組みです。Colorkrew Bizでは、自動キャンセル時間を管理者側で設定することができます。

また、空予約だけでなく、リマインドメールの通知も送ることが出来ますので、ミーティングなどが延期になった際は、会議室のキャンセル忘れを防止することもできます。

もちろん会議室の予約もマップから会議室を選択したり、会議室毎にどこが空いているのか一覧表を確認しながら選択することもできます。Outlookと双方向連携となっているので、今までOutlookで運用していた企業様も運用方法を変えずに、空予約防止機能を使える仕組みです。

まずは、会議室が足りないとなった場合に、簡単に解決できる方法として、空予約防止機能をご紹介しましたが、「使いたい時に使えない！」といったストレスを軽減できる様、お役に立てれば嬉しいです。

ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。