BCPって面倒？総務が簡単に始められるBCPの策定とは

総務の方がかかえている業務は多方面で様々あります。
例えば社内の調整役だけでなく、ファシリティ管理が必要です。
そして、さらに必要となってくるのはBCPの知識。

総務経験の浅い方は、こう思うかもしれません。
「BCPってなに？」

今回は、BCPについての解説と総務が簡単に始められるBCPの策定方法について紹介します。
Colorkrew BizのBCPに役立つ機能も紹介しますよ。

BCPとは？

BCPは地震・自然災害など緊急時の行動指針をまとめた、事業継続計画のことをいいます。
Business Continuity Plan の頭文字を取った用語です。

2011年に発生した東日本大震災による国内外の経済活動への影響から、各企業で策定が強く意識されるようになりました。
現在では、地震や自然災害だけでなく、新型コロナウイルスなど感染症への備えも対象に。
BCPを行うメリットは、下記のようなものがあります。

• 企業の倒産や事業の縮小を防ぐ
• 自社の経営戦略の強み・弱みを考えるよい機会となる
• 国内市場から信頼のおける企業として評価され、事業拡大につながる
• 緊急時に海外からの日本経済の信頼度低下を防ぐ

ある調査では5,000人以上の企業で、BCPを策定・策定中と回答があった企業は、約9割だったのに対して、99人以下の企業では約4割が「まだ策定していない」「策定の予定なし」という結果に。
まだまだ策定していない企業は、事業継続のためにも早急に策定して、緊急時のリスクに備える必要があります。

でも、BCPになじみが薄い総務の方は、
「BCPといっても何からはじめていいかわからないなー」
といった疑問がわくのではないでしょうか？

次からは具体的なBCPの策定方法について紹介します。

総務が簡単に始められるBCPの策定とは？

いざBCPを策定しようとしても、最初からきっちりやろうとすると挫折して、結局は何も手つかずに終わってしまうことになりかねません。

まずは、おおまかなものを作ることが大事です。

大まかな策定項目には、具体的に下記のようなものがあります。

1. 事業計画の基本方針や自社の経営で特に優先する事業の決定
2. 緊急時の重要事業の復旧までに掛かる時間の想定
3. 緊急時にどれくらいのサービスを提供できるかの予測
4. オフィスなどの事業拠点・生産工場・仕入れ調達先などが使えなくなったときの代替策
5. 緊急時の社員指揮の重要責任者は誰か
6. 全従業員への緊急時の事業継続方針の策定
7. 社員向けの緊急時の行動・連絡先をまとめた冊子の作成

これらの大まかな項目を考え、挫折することなくBCP策定を進めましょう。

追加する項目があれば、その都度修正していけば良いですね。

ウイルス対策もBCPに必要！

新型コロナウイルスなどの感染症のBCP策定も必要です。

ある総務を対象にした調査では、新型コロナウイルスの感染拡大において必要だと思ったBCP対策は主に、

テレワーク制度の整備が約70%

情報のペーパーレス化が約60%

業務システムのクラウド化が約40%

緊急時のマニュアル作成・研修の必要性が約40%

緊急時の指揮命令系統の確立が約40%

といった結果が出ています。

その中で、上位にあげられていたテレワーク制度の整備と情報のペーパーレス化について具体的に見ていきましょう。

まずは、テレワークの整備です。

新型コロナウイルスの感染者が発生している状況でオフィス勤務を続けることは、他の社員の感染リスクを高めることに。

感染拡大で事業を継続することが困難になり、倒産してしまったら大変です。

そのようなことがないようテレワーク環境を整えておくことは、重要ですね。

また、テレワークは、地震・台風などで交通機関がストップしてしまったときにも有効です。
オフィスに出社できなくても業務を遂行し事業を継続させるために、テレワークの制度の整備をしておきましょう。

次に業務のペーパーレス化についてです。

例えば業務に必要な資料を電子化しておくことは、取引先の担当者とオフィスで打ち合わせができないときにもオンライン上で確認できるので助かります。

わざわざオフィスに出社して、書類に押印しなければならないようなハンコ問題からも解放されることに。

地震や災害で重要な契約書などが消失・損傷するリスクも、避けられますよ。

ペーパーレス化は、それらの点で、BCPにつながるのです。

そのほかウイルス対策としてのマスクや消毒液の備蓄、席の間隔を開けたり飛沫防止のためのアクリルの設置をしたりする作業もBCPにつながります。

Colorkrew Bizの2つの機能が、BCPに貢献！

Colorkrew Bizでは、自然災害時や新型コロナウイルス感染拡大時にも業務を止めずに事業継続できるBCP向けの機能がありますよ。

Colorkrew BizのMicrosoft Teamsプレゼンス連携機能で、テレワーク時のコミュニケーション不足を解消！

テレワークはオフィスに出社しているときと違い、直接のコミュニケーションが取りづらくなったり、現在連絡できるのかわからなかったりという問題がより多く発生します。

そんなときに使えるのが、Colorkrew BizのMicrosoft Teamsプレゼンス連携機能です。

方法

まずは座席表リスト機能から、ユーザーの一覧を確認します。

次に対象の人を絞り込んで、その人が現在連絡可能か離席中かなどの状況を把握。
緊急で話したいことや業務でわからないことがあった場合は、Microsoft Teamsのチャットですぐにビデオ通話や音声通話を始められます。

これで、テレワーク時のコミュニケーション不足は解消されますね！

Colorkrew Bizのデジタル郵便物機能で、ペーパーレス化のはじめの一歩を！

ペーパーレス化を実現するために、書類の電子化は重要です。
しかし、電子化をするためには、機器の導入やセキュリティ対策、関係者各位への通知など時間が掛かるのも事実。

まずは手っ取り早くできる郵便物のペーパーレス化から始めてみませんか？

Colorkrew Bizには、デジタル郵便物のペーパーレス化を実現する機能があります。

それは、日本郵便のWEBレターと連携し、Eメールのように郵便物を送付する機能です。

差し出し人や宛先を入力して送信するだけで、日本郵便株式会社が文面・宛名印刷、封筒詰めから切手貼り付け、発送・配達までを行ってくれますよ。

Colorkrew Bizのデジタル郵便発送

Colorkrew Bizのユーザーポータルにログインします。

次に郵送したいPDFファイルをアップロードします。

差し出し人や送付先を選択します。

お支払価格など内容を確認し、送信ボタンを押して完了です。

この機能を使えば、ウイルスの感染拡大でオフィスに出社できない時にも、業務を止めることなく取引先への書類送付などができますね。

まとめ

今回は、BCPの解説と総務が簡単に始められるBCPの策定方法、BCPに役立つColorkrew Bizの2つの機能を紹介しました。

総務担当の皆さん、Colorkrew Bizの機能を導入して自社のBCP対策を進めていきませんか？

Colorkrew Bizではこの他の機能もご用意しておりますので、ご興味を持たれた企業の総務担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご相談ください！

どんなご相談にも対応いたしますよ。