会社の郵便・宅配便の管理してる？この名もなき仕事™が総務の業務効率化を進めるカギに

あらゆるところに潜んでいる名もなき仕事™。
今回は、会社に届く郵便物・宅配便などの荷物の問題について考えてみましょう。
どんな問題があるのか、そしてその解決方法をご紹介します。

会社に届く郵便物や宅配便など荷物の振り分けも総務の仕事？

会社に届く郵便物や宅配便。
大企業ならそれらを振り分け運ぶ専用の担当者がいるかもしれませんが、一般的な中小企業では難しく、恐らく総務の方が担当されているケースが多いのではないでしょうか。

実はこれこそ名もなき仕事™で、担当者の業務効率を阻害している原因になりえます。
こんなの仕事をしたうちに入らないでしょ！？と考えている人もいるかもしれません。

果たして自分が担当者になっても同じことが言えるのか？
なぜ担当者の業務効率を阻害しているのか、紹介していきたいと思います。

会社に届く郵便物や宅配便など、荷物の管理って実は大変！

まず荷物が届いたら受け取って、本来の受取人に連絡しますよね。
しかし今の時代、ハイブリッドワーク（テレワークとオフィス出社をミックスさせた働き方）な企業も多く、受取人がテレワーク中なのか出社しているのか確認が必要になります。

出社状況が確認できたら、オフィスに出社している人には直接荷物を持って声をかける、テレワークしている人にはメールで連絡するなど臨機応変な対応が求められます。

会社には毎日郵便や宅配便などの荷物が届きます。
数は大したことがなくても、その人の机に持っていくなり、別の保管場所を用意するなり、自分の座席で保管しておくなり、一人一人の出社状況にあわせて対応するのは大変ですよね。

個人の席に荷物をおけなくて、別の場所で保管していたら、引き取りに来るまでずっと覚えていておかなくてはいけません。
荷物を引き取りに来ない人に何回もリマインドするのもストレスです。

本来の仕事に集中したいのに、頭の片隅には届けられていない荷物が残っている。
こんな状態では、どんどんストレスが溜まっていきます。

確認作業も多いし、連絡やリマインドにはコミュニケーションコストもかかる。
なのに、大したことない業務だからと改善もされず、担当者だけが疲弊する。
この時間があったら、他のことができるのに。もっとやるべき仕事があるのに…

これが名もなき仕事™によって、業務効率化が進まないパターンです。
では、どうやって解決したらいいのでしょうか？

会社に届く郵便物や宅配便など荷物の通知・リマインドはアプリで簡単に

ビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz」のロッカー機能を活用すると、郵便や宅配物の管理のような名もなき仕事™が一気に解決できます。

ロッカー機能とは何か？
それは、社内にあるロッカーをQRコードと連携して管理することで、社内で発生するモノ関連のコミュニケーションコストを最小限にする機能です。

Colorkrew BizではQRコードを読み込むと荷物が届いたことが通知できます。
郵便・宅配物などの荷物専用ロッカーを用意し、荷物をロッカーに入れ、QRコードを読み込めば連絡したい相手に自動的に通知が送られます。

また、口頭やメールで連絡した場合は、荷物を取りにくるまで何度も催促しなくてはいけませんが、Colorkrew Bizでは受け取り側が、通知が届いたことを忘れても、自動で何度もリマインドされます。

送り手は一度QRコードをスキャンして荷物をロッカーに入れておくだけなので、その後自分の業務が中断されることがなくなるというのは、大きなメリットですね。
人を探したり、荷物を受け取りに来るまで持っていたり、リマインドの連絡をしたりと余計な仕事をする必要はもうなくなります。

荷物に関わるコミュニケーションストレスをなくそう！

郵便や宅配便など荷物の振り分け業務なんて簡単だ、一つ一つは大したことがない、そんなに時間がかからないと思っている人も多いかもしれません。
しかし、人探し・置き場所確認・連絡・リマインドなどやるべきことが多く、コミュニケーションコストもかかります。

できるだけ手間を省き、みんながストレスなくいられるためには、Colorkrew Bizのロッカー機能が効果的です。

Colorkrew Bizでは、その他ヒトに関する名もなき仕事™「座席表」「スケジューラー」、モノに関する名もなき仕事™「備品管理」「郵便」/などの機能もあります。

名もなき仕事™でお困りの総務の方の力になれるかもしれません。
ぜひお気軽にお問い合わせください。