あなたにも心当たりがある?総務あるあるの問題を解決!

あなたにも心当たりがある?総務あるあるの問題を解決!
  • 総務
  • あるある
  • 電話メール対応
  • 勤怠管理
  • 書類の確認
  • 社内イベント

こんにちは!
ライターのシモジマです。

総務の人が抱えている悩みでありがちなことってなんだろう?

今回は、総務の仕事あるあるとColorkrew Bizで解決できる便利な機能を紹介します。

総務の仕事あるあるってなんだ?

ここでは、総務の仕事あるある」を4つほど紹介したいと思います

①外部からの電話・メール対応や来客対応で業務が中断する

企業によっては、社内直通の電話やメールが総務宛となっている所があります。
直接来る問い合わせのたびに総務担当者が対応するので、自分の仕事が中断しがちです。

怒っている方の電話に対応しなければならない時は、さらにストレスが溜まります。

また、突然の来客対応も総務の仕事を中断します。

すぐに担当者が見つかればいいのですが、担当者が社内にいるものの、どこにいるかわからない場合は探し回らなければならないので、時間のロスです。

②間違いを許されない社内の勤怠管理・給与計算のストレスが半端ない

社内の勤怠管理や給与計算を行うのも総務の仕事ですが、計算間違いは社員の生活に影響を与えるため、決して間違えるわけにはいきません。

毎月発生する業務なので、常にストレスを抱えた精神状態が続きます。

この「あるある」から解放されて、精神的に安定したいところです。

③書類の提出や訂正の依頼

部署の責任者が作成した契約書・見積書、営業担当の請求書、社員の年末調整の提出催促や訂正依頼なども総務の仕事です。

その際、総務が各部署に出向いて確認したり、メールしたりという手間も「あるある」の一つ。

比較的暇な時はいいのですが、給与計算などの業務に追われている時に中断することになると、非常に迷惑に感じてしまいます。

せめて離席しないで、自席から問い合わせをしたいところです。

④社内イベントに駆り出される

新年会・社内旅行・忘年会などのイベント時に幹事のサポート役を任されるなんてことも、「あるある」ではないでしょうか?

これも業務が忙しい時期と重なると本来の仕事が後回しになり、仕事に追われながら残業するなんて事態も起こります。

こちらは社内でうまく調整してもらいながら対応するしかなさそうですね。

総務のあるある問題をColorkrew Bizで解決!

今まで見てきた総務の「あるある」問題ですが、Colorkrew Bizの機能を使えば解決できるものもありますよ!

担当者がどこにいるのかわからない問題は、座席機能で解決!

来客対応で担当者がどこにいるかわからないといった問題は、Colorkrew Bizの座席機能で解決できます。

その方法は、
ユーザー名と部署名から連絡を取りたい担当者の場所を簡単に特定するというものです。

フロアもまたげる検索機能

誤って違う部署のページで検索してしまっても自動的にジャンプして、担当者の現在状況を細かく知ることができます。
そして、そのままMicrosoft Teamsのチャットや内線で会話をすることが可能です。

この機能を使えば、わざわざ担当者を探し回らなくても自席で用件を伝えることができますね。

社内の勤怠管理のストレスは打刻連携機能で解決!

社内の勤怠管理のストレスは、Colorkrew Bizの打刻連携機能で解決できます。

それはColorkrew Bizのアプリを使い、社員が勤怠管理用のQRコードを読み取り出・退勤の打刻を行うもの。

打刻連携(勤怠)の画面イメージ

総務としては、データで出・退勤記録を確認できるので、タイムカードから毎月エクセルに入力するようなアナログな勤怠管理の手間や入力間違いのストレスから解放されます。

書類の提出や訂正の依頼はColorkrew Bizのリスト機能で、自席から連絡可能!

契約書や見積書、社員の年末調整などの書類の提出・訂正依頼は、Colorkrew Bizのリスト機能を使えば自席から行うことができます。

具体的には、リストで表示されたユーザーの状況を一覧化して確認できるというものです。

リスト機能の画面イメージ

提出・訂正の依頼をお願いしたい社員のグループ名・部署名・名前で絞り込みを行います。

現在の状況を細かく把握できるので、もし手が空いていたらメールを使ったり、Microsoft Teamsを使ったりして直接会話ができます。

これでわざわざ離席して確認しにいくという手間がなくなります。

まとめ

総務の仕事の中で起こりがちな「あるある」とColorkrew Bizで解決できる便利な機能について紹介しました。

社内の縁の下の力持ち的な存在に見られがちな総務の仕事は、他の業務を行っている社員からするとなかなかわかりにくいものかもしれません。

しかし本来の総務は、備品の管理などの細々とした仕事からオフィスの施設管理までの幅広い業務を行う、会社に必要な存在です。

そんな総務の仕事を楽にするためにも、会社全体で総務に余計な仕事をさせないようサポートすることも必要となります。

Colorkrew Bizでは、総務の仕事が楽になる機能をご用意しております。

ご興味を持たれた企業の担当者様がいましたら、ぜひ、弊社にご相談ください!

どんなご相談にも対応させていただきますよ。

この記事で活用した機能

座席表機能

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