いまさら聞けないシリーズ: フリーアドレスのメリット・デメリット

こんにちは！
ライターのシモジマです。
今回もよろしくおねがいします!

前回、フリーアドレスについて書かせていただきましたが、今回もフリーアドレスについて紹介させていただきます。

フリーアドレスのメリットとは？

まずは、フリーアドレスのメリットから。

フリーアドレスを導入するメリットは、下記のとおりです。

1. オフィスの空きスペースの有効活用
2. 社内の急な組織変更や人数の変更などに対応できる
3. 部署をまたいだプロジェクトチーム編成をしやすくなることで、ミーティングの設定・会議室の準備の手間が省かれ、業務の効率化を図れる
4. 社内のコミュニケーションが活発になる
5. 社員それぞれが自発的に仕事ができるようになる

フリーアドレスにすることで、その日の業務内容に合わせて場所を選ぶことができますし、今まであまり交流のなかった他部署、他部門の方と話すきっかけができるのもうれしいところですね！

フリーアドレスにデメリットってあるの？

次にフリーアドレスのデメリットです。

①業務上の連携がうまくとれない

フリーアドレスは自由に席が選べるので、誰がどこにいるかわからない状況が生まれがちです。上司との報告・連絡・相談がスムースにいかずにコミュにケーション不足になり、仕事が思い通りに進まないという不具合が生じてしまいます。

②席によって人の集まる場所・集まらない場所ができてしまう

固定席と異なり自由に人が移動するフリーアドレスでは、積極的に交流を望む人がいる一方、中には交流を好まず、相手に何の情報も与えたくないという人います。
そして、選ぶ場所が偏りがちに。
「意外にコミュニケーションが活発化しなかった」という結果にもなりかねません。

③働く人それぞれの負担が増す

フリーアドレスは自由に席を選ぶことができますが、その分の負担も増えます。

具体的には、

• 紙ベースで書類を管理することが多い部署の場合、ミーティングなどで頻繁に席を移動する際に重要書類を紛失してしまわないか不安
• ノートパソコン・タブレットを常に持ち歩かなければならなくて面倒
• 電車移動の際に機器を壊してしまわないかいつも心配

などが挙げられます。

「Colorkrew Biz」ならそんな問題を解消できる！

Colorkrew Bizでは、フリーアドレスのデメリットを解消することができます。

業務上の連携がうまくとれない問題は、Colorkrew Bizのリスト機能が便利。

• Microsoft Teamsとの連携による座席表の把握が簡単にできると同時に、リスト機能でユーザーの状況を一覧化することが可能。
• カスタムグループ・部署・ユーザー名で絞りこむこともできるので、業務上の問題が生じた場合は、すぐにメールやMicrosoft Teamsの連携でのチャット機能で連絡を取り、こまめなコミュニケーションを図ることが可能。

席の偏り問題は、Colorkrew Bizの座席抽選機能を使えば、解消。

今日どこに座るのかをColorkrew Bizアプリが抽選で決めてくれるので、毎日どこで誰と座るかと余計なことに頭を悩ませないで済みます。アプリに身をゆだねて、席のマンネリ化防止に！

フリーアドレスの効果を検証する機能もあります。その座席やスペースの利用状況を分析できる座席分析機能やレポートをCSVで簡単にデータ取り込みもできるので、今後の席の配置の改善につなげることもできたりします。

働く人の負担は、Colorkrew Bizの備品管理機能と少しの工夫で！

重要書類の紛失を防ぐには、Colorkrew Biz備品管理機能を使ってテプラを発行・印刷し、ナンバリング管理することで解消できます。
ナンバリングで使うテプラは、備品管理表に登録しておくことができるので、いちいちテプラの文字入力から始めるという名もなき仕事を減らすことができます。
備品に掲載するQR コードを登録し、一括で印刷することも可能です。

紛失については、個人用のロッカーを社員1人につき1台用意して、必要最小限な書類しか持ち運びしないようにしたり、会社全体で社内でのペーパーレス化を図ったりと、管理体制の強化も重要になってきますね。

パソコン・タブレットの持ち運びの面倒や破損の不安については、少しの工夫で解消できるかもしれません。

• テレワークとの併用で、持ち運ぶ機会を減らす。
• 衝撃に強くて収納性がよいリュックなどを使う。

電車移動用に、盗難防止ロック機能が付いたPCリュックも販売されているので、通販サイトなどで選んでみてはいかがでしょうか？

まとめ

今回は、フリーアドレスのメリット・デメリットについて紹介しました。
フリーアドレスで起きる、業務上の連携がうまくいかない問題・席の偏り問題・働く人の負担問題は、Colorkrew Bizで解決できます。

フリーアドレスを導入しようと、考えられている企業担当者様がいましたら、ぜひ一度ご相談ください。
Colorkrew Bizでは、これ以外の機能もご用意しております。

次回は、いまさら聞けないシリーズ:フリーアドレスとABWついて紹介したいと思います。